Departmanınıza özel
KVKK uyum programıyla
riski kaynağında yönetin

Kanun tüm veri sorumluları için aynıdır; değişen, kanunun uygulanacağı süreçlerdir. Kişisel veri kurumun tamamında soyut biçimde değil, tek tek birimlerin günlük işlerinde işlenir: pazarlamanın gönderdiği ileti, muhasebenin hazırladığı bordro, İSG'nin tuttuğu muayene kaydı. Kurum çapında yazılmış tek bir politika metni bu farkları göremez ve sahada uygulanmaz. Departman bazlı yaklaşım, kontrolleri birimin kendi iş akışına gömerek uyumu belge olmaktan çıkarıp işleyen bir düzene dönüştürür.

Önceliklendirme iki ölçütle yapılır: işlenen verinin hassasiyeti ve bir ihlal hâlinde etkilenecek kişi sayısı. Özel nitelikli veri işleyen birimler (insan kaynakları, İSG, güvenlik ve tesis yönetimi, hukuk) ile yüksek hacimli müşteri verisi işleyen birimler (pazarlama, e-ticaret, müşteri hizmetleri) genellikle listenin başında yer alır. Buna karşılık gerçek sıralama kurumun faaliyetine göre değişir; bir üretim işletmesiyle bir yazılım şirketinin risk haritası aynı değildir. KVKK Uyum Testi bu sıralamayı yedi başlıkta çıkarmak için hızlı bir başlangıç sağlar.

Hayır; departman programı kurumsal uyum programının bir parçasıdır, yerine geçmez. Veri envanteri, VERBİS kaydı, saklama ve imha politikası, ihlal müdahale planı gibi kurumsal başlıklar tüzel kişilik düzeyinde kurulur. Departman çalışması bu çerçeveyi birimin süreçlerine indirir: envanterin o birime düşen kesitini çıkarır, yetki matrisini kurar, aydınlatma ve rıza akışlarını iş akışına yerleştirir. İki katman birlikte çalıştığında denetimde tutarlı bir tablo ortaya çıkar.

Çalışılabilir ve çoğu kurumda tercih edilen yol budur; çünkü departmanlar aynı veriyi paylaşır. Örneğin satışın topladığı müşteri verisi pazarlamanın listesine, oradan e-ticaretin sistemine ve müşteri hizmetlerinin kayıtlarına akar. Bu zinciri parça parça ele almak tekrar eden iş doğurur. Uygulamada verimli yöntem, aynı veri akışını paylaşan birimleri birlikte gruplamak ve keşif görüşmesini ortak yapmaktır; her departman kendi çıktısını yine ayrı alır.

Listedeki sayfalar en sık çalıştığımız birimleri kapsar; uyum metodolojisi departmandan bağımsız olarak aynıdır. Kendi işleyişinize en yakın sayfayı inceleyip iletişime geçebilir ya da KVKK Uyum Testi ile mevcut durumunuzu ölçerek başlayabilirsiniz. Keşif görüşmesinde kapsam sizin organizasyon şemanıza göre belirlenir; birleşik birimler (örneğin İK ve idari işlerin tek çatıda olması) tek bir program olarak ele alınır.

Süre; birimin çalışan sayısına, işlediği verinin niteliğine, kullanılan sistem sayısına ve mevcut dokümantasyonun durumuna göre değişir. Tek lokasyonlu ve özel nitelikli veri işlemeyen bir birimde dört ile altı hafta arasında tamamlanabilirken, çok lokasyonlu veya sağlık verisi işleyen yapılarda süre uzar. Her departman sayfasındaki künye bölümü, o birim için tipik süreyi gösterir. Kesin takvim, keşif görüşmesinin çıktısı olarak kendi yapınıza göre çıkarılır.