Sağlık raporlarının özlük dosyasında tutulması
Muayene raporlarının İK klasörüne konulması, tanı ve tedavi bilgisinin işveren tarafında görünür olması demektir.
Departman · Departmana Özel KVKK Çözümü
İş Sağlığı ve Güvenliği Departmanına Özel KVKK Çözümleri
İSG birimi, kurumdaki en hassas veriyi işler: çalışanın sağlığı. Mevzuat bu kayıtları zorunlu kılar, KVKK ise onlara kimin erişebileceğini sıkı biçimde sınırlar. Uyum bu iki çerçevenin kesişiminde kurulur.
Kısa cevap
İş sağlığı ve güvenliği biriminde KVKK uyumunun merkezinde tek bir kural vardır: sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve işverene açık değildir. Mevzuat, çalışanların sağlık gözetimini zorunlu kılar; ancak bu kayıtlar işyeri hekiminin sorumluluğunda ve gizlilik içinde tutulur. İşverene iletilebilecek olan, çalışanın işe veya belirli bir göreve uygun olup olmadığına dair sonuç bilgisidir; tanı, tedavi ve rapor içerikleri değildir. Uygulamada en yaygın hata, muayene raporlarının özlük dosyasına konulması ve İK ile yöneticilerin bunlara erişebilmesidir. İkinci kritik başlık iş kazası dosyalarıdır; üçüncüsü ise OSGB ile kurum arasındaki sıfat ve sorumluluk ayrımıdır.
İSG'de KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
İSG mevzuatı, kurumları çok sayıda kayıt tutmaya zorlar: işe giriş muayenesi, periyodik muayene, maruziyet ölçümleri, eğitim kayıtları, kaza tutanakları. Bu zorunluluk çoğu kurumda "nasıl olsa yasal" düşüncesiyle uyum çalışmasının dışında bırakılır. Oysa mevzuatın zorunlu kıldığı şey kaydın tutulmasıdır; kaydın herkese açık olması değil. Sağlık raporunun özlük dosyasına konulması, işe giriş muayenesi sonucunun yöneticiye tanı düzeyinde bildirilmesi veya kaza dosyasının kurum içinde dolaşması, hem hukuka aykırıdır hem de çalışan açısından ağır sonuçlar doğurur.
Yöneticiye tanı düzeyinde bilgi verilmesi
Yöneticiye iletilmesi gereken bilgi, çalışanın göreve uygun olup olmadığıdır; hastalığın adı veya tedavi süreci değildir.
İş kazası dosyalarının dolaşımı
Kaza tutanakları, yaralanma detayları ve sağlık raporları kurum içinde geniş biçimde paylaşıldığında ihlal doğar.
OSGB ile belirsiz sorumluluk
Dışarıdan hizmet alınan OSGB'nin sıfatı ve kayıtların kimde kalacağı sözleşmede tanımlanmadığında zincir kopar.
Ölçüsüz sağlık taramaları
İşin gerektirmediği tetkiklerin istenmesi, gebelik testi veya bağımlılık taraması gibi uygulamalar ciddi risk taşır.
Belirsiz saklama süreleri
Mevzuatın öngördüğü süreler geçtikten sonra da tutulan sağlık kayıtları gereksiz bir risk yığını oluşturur.
İSG Departmanında İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım, sağlık gözetimi, saha güvenliği ve olay yönetimi süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Sağlık verisine erişim ayrıca sınırlandırılır.
Sağlık gözetimi kayıtları
Özel nitelikliİşe giriş muayenesi, periyodik muayene raporları, tetkik sonuçları, işitme ve solunum testleri, aşı kayıtları
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli veridir; işyeri hekiminin sorumluluğunda tutulur, işverene yalnızca uygunluk sonucu bildirilir.
İş kazası ve olay dosyaları
Özel nitelikliKaza tutanakları, yaralanma bilgileri, tanık ifadeleri, olay yeri fotoğrafları, ramak kala bildirimleri
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük; sağlık içeren bölümler ayrıştırılır ve dar erişimle saklanır.
Eğitim ve yetkinlik kayıtları
İSG eğitim katılım listeleri, sertifikalar, mesleki yeterlilik belgeleri, tatbikat katılım kayıtları
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük; imzalı listeler kişisel veri taşır, arşiv düzeni kurulur.
Maruziyet ve ölçüm verisi
Özel nitelikliGürültü, toz ve kimyasal maruziyet ölçümleri, kişisel dozimetre kayıtları, çalışma ortamı ölçüm raporları
Hukuki sebep ve not: Kişiye bağlanan ölçümler sağlık verisi doğurabilir; erişim hekim ve uzmanla sınırlandırılır.
Koruyucu donanım ve zimmet
Kişisel koruyucu donanım zimmet formları, beden ve ölçü bilgileri, teslim tutanakları, kullanım kontrol kayıtları
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat; beden ve fiziksel ölçü bilgileri gereksiz paylaşılmaz.
Alt işveren ve ziyaretçi İSG kayıtları
Saha giriş eğitimleri, taşeron personel listeleri, ziyaretçi güvenlik brifingi kayıtları, izin belgeleri
Hukuki sebep ve not: Asıl işveren yükümlülüğü kapsamında; toplanacak veri işin gereğiyle sınırlandırılır.
Çözüm Kapsamı
Program sağlık kayıtlarını işverenden ayırır, olay dosyalarını düzene sokar ve OSGB ilişkisini sözleşmeye bağlar.
Sağlık kaydı ayrıştırma düzeni
Sağlık dosyaları özlük dosyasından fiziksel ve dijital olarak ayrılır; erişim hekim ve sağlık personeliyle sınırlandırılır.
Uygunluk bildirimi standardı
İşverene iletilecek bilginin biçimi standartlaştırılır; tanı içermeyen, göreve uygunluk odaklı bildirim şablonu kurulur.
Kaza dosyası yönetimi
Kaza dosyalarında sağlık içeren bölümler ayrıştırılır; kimlerin hangi bölüme erişebileceği tanımlanır.
OSGB sözleşmesi ve sıfat tespiti
OSGB, işyeri hekimi ve uzmanın konumu belirlenir; kayıtların nerede tutulacağı ve sözleşme sonu devri düzenlenir.
Tetkik kapsamı gözden geçirmesi
İstenen tetkikler işin gerektirdiği risklerle eşleştirilir; ölçüsüz ve ilgisiz taramalar kaldırılır.
Saklama ve imha takvimi
Mevzuat kaynaklı saklama süreleri çıkarılır; süresi dolan sağlık kayıtları için imha akışı kurulur.
Sahada En Sık Karşılaştığımız Tablo
- Periyodik muayene raporları çalışanın özlük dosyasında duruyor.
- İK uzmanı işyeri hekiminin dosyalarına erişebiliyor.
- Yöneticiye çalışanın hangi hastalığı olduğu doğrudan bildiriliyor.
- İş kazası dosyası ekli sağlık raporlarıyla birlikte e-postayla dolaşıyor.
- OSGB ile imzalanan sözleşmede kayıtların kimde kalacağı yazmıyor.
- İşe girişte işin gerektirmediği tetkikler rutin olarak isteniyor.
Uygulama Süreci
Birim keşfi ve kapsam
Sağlık gözetimi akışı, dosya saklama yerleri, kaza yönetimi ve OSGB ilişkisi incelenerek İSG veri haritası çıkarılır.
Süreç ve veri envanteri kesiti
Birimin yürüttüğü her faaliyet; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, erişim yetkisi ve aktarım kırılımıyla kurumsal envantere işlenir.
Boşluk analizi ve önceliklendirme
Mevcut uygulama mevzuatla karşılaştırılır; bulgular ihlal olasılığı ve etkisine göre sıralanır, birim yöneticisiyle sahibi atanır.
Belge ve akış devreye alma
Aydınlatma metni, rıza akışı, sözleşme maddeleri, yetki matrisi ve prosedürler birimin günlük iş akışına gömülerek uygulamaya alınır.
Rol bazlı eğitim ve sürdürme
Birime kendi örnekleriyle eğitim verilir; periyodik gözden geçirme, yeni araç onayı ve değişiklik bildirimi takvimi devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Departmanın veri işleme envanteri kesiti ve veri akış haritası
- Birime özel saklama ve imha süreleri tablosu
- Rol bazlı erişim yetki matrisi ve yetki gözden geçirme takvimi
- Departmanın kullandığı tedarikçiler için veri işleyen sözleşme seti
- İlgili kişi başvurusu geldiğinde birimin izleyeceği yanıt akışı
- Birime özel KVKK farkındalık eğitimi ve hızlı başvuru kartı
- Sağlık dosyası ayrıştırma ve erişim yetkilendirme düzeni
- İşverene iletilecek göreve uygunluk bildirimi şablonu
- İş kazası dosyası yönetim ve paylaşım talimatı
- OSGB ve işyeri hekimi sözleşmesi veri koruma maddeleri
- Sağlık gözetimi kayıtları saklama süresi tablosu ve imha akışı
Kimler İçin Uygun?
İSG birimleri ve uzmanları
Kurum içinde sağlık gözetimi ve saha güvenliğini yürüten ekipler.
Ortak sağlık güvenlik birimleri
Birden çok işletmeye hizmet veren, sağlık kaydı tutan kuruluşlar.
Üretim ve saha ağırlıklı işletmeler
Yoğun sağlık gözetimi ve maruziyet ölçümü yapılan tesisler.
İK ile birlikte çalışan İSG yöneticileri
Sağlık verisi ile özlük süreçlerinin sınırını çizmesi gereken roller.
İlgili Hizmetler
Bu departman programı, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin birime uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Departmanlar
Aynı veri akışını paylaşan ya da bu birimin süreçlerine komşu olan departmanların uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Sağlık kayıtlarınızı doğru tarafta konumlandıralım
Sağlık gözetimi akışınızı, dosya düzeninizi ve OSGB sözleşmenizi paylaşın; ücretsiz ön görüşmede erişim risklerini birlikte tespit edelim.
