İş Sağlığı ve Güvenliği Departmanına Özel KVKK Çözümleri

Tutmamalısınız. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve mevzuat gereği sağlık kayıtları işyeri hekiminin sorumluluğunda, gizlilik içinde tutulur. Özlük dosyası ise İK'nın eriştiği bir dosyadır; sağlık raporlarının buraya konulması, tanı ve tedavi bilgisinin işveren tarafında görünür olması sonucunu doğurur. Doğru kurgu, sağlık dosyalarının fiziksel olarak kilitli ve ayrı bir dolapta, dijital ortamda ise ayrı yetkili bir alanda tutulmasıdır. Özlük dosyasında yalnızca "göreve uygundur / uygun değildir" biçimindeki sonuç belgesi bulunabilir. Bu ayrım, denetimde en çok sorulan noktalardan biridir.

Yöneticiye iletilebilecek bilgi, çalışanın işini yapmaya uygun olup olmadığı ve varsa çalışma koşullarına ilişkin kısıtlardır. Örneğin "ağır yük kaldırmamalı", "gürültülü ortamda çalışmamalı" veya "vardiya düzeninde değişiklik gerekiyor" biçiminde bir bildirim uygundur. Buna karşılık hastalığın adı, tedavi süreci, kullanılan ilaçlar veya rapor içeriği paylaşılmamalıdır. Bu ayrım hem hukuki bir gerekliliktir hem de çalışanın kurum içindeki konumunu korur. Uygulanabilir çözüm, standart bir bildirim şablonu kullanmak ve hekimin bu şablon dışına çıkmamasını sağlamaktır.

Vardır. İstenen tetkikler, işin niteliği ve çalışanın maruz kalacağı riskle bağlantılı olmalıdır; genel bir sağlık taraması yapmak veya işle ilgisi bulunmayan tetkikleri talep etmek ölçüsüzdür. Özellikle gebelik testi, HIV ve benzeri taramalar ile bağımlılık testleri, işin gerektirdiği somut ve mevzuata dayalı bir zorunluluk bulunmadıkça istenemez; bu tür uygulamalar ayrımcılık riski de doğurur. Uygulanabilir yöntem, iş pozisyonlarına göre risk değerlendirmesi yapmak, her tetkiki hangi riskle gerekçelendirdiğinizi yazılı hâle getirmek ve bu listeyi periyodik olarak gözden geçirmektir.

İşveren olarak sağlık gözetiminin yaptırılmasından siz sorumlusunuz; ancak sağlık kayıtlarının içeriği hekimin mesleki sorumluluğu ve sır saklama yükümlülüğü altındadır. OSGB'nin konumu somut ilişkiye göre değerlendirilir ve sözleşmede açıkça tanımlanmalıdır. Sözleşmede şu noktalar mutlaka yer almalıdır: kayıtların nerede ve nasıl saklanacağı, kimlerin erişebileceği, işverene hangi düzeyde bilgi iletileceği, sözleşme sona erdiğinde kayıtların ne olacağı ve bir ihlal hâlinde kimin bildirim yapacağı. Uygulamada en sık yaşanan sorun, hizmet değiştiğinde geçmiş kayıtların akıbetinin belirsiz kalmasıdır.

Kaza dosyası, mevzuat gereği tutulur ve resmî bildirimler yapılır; ancak dosya kurum içinde serbestçe dolaşmamalıdır. Dosyanın sağlık bilgisi içeren bölümleri (yaralanma detayları, tıbbi raporlar) ayrıştırılmalı ve yalnızca hekim, İSG uzmanı ve zorunlu hâllerde hukuk birimiyle sınırlı tutulmalıdır. Kök neden analizi ve önleyici faaliyet için gerekli olan bilgi ise sağlık detayı olmadan paylaşılabilir. Kaza sonrası yapılan kurum içi bilgilendirmelerde çalışanın kimliğinin açıklanması gereksizdir; öğrenilen ders ve alınacak önlem anlatılabilir, kişi teşhir edilmemelidir.

Saklama süreleri, İSG mevzuatının öngördüğü süreler esas alınarak belirlenir; belirli risk gruplarında ve mesleki hastalık ihtimali bulunan işlerde bu süreler uzundur. Ancak süre dolduğunda saklamayı sürdürmenin bir dayanağı kalmaz ve kayıtlar imha edilmelidir. Uygulanabilir düzen, kayıt türlerine göre (işe giriş muayenesi, periyodik muayene, maruziyet ölçümü, eğitim kaydı, kaza dosyası) ayrı süreler tanımlayan bir tablo hazırlamak, bu tabloyu kurumun genel saklama ve imha politikasına eklemek ve süresi dolan kayıtlar için tutanaklı imha uygulamaktır. Çalışan ayrıldığında kayıtların ne olacağı da bu tabloda yazılı olmalıdır.