Kurumsal İletişim Departmanına Özel KVKK Çözümleri

Bu paylaşımlar çalışanın adını, görüntüsünü ve bazen doğum tarihini kamuya açtığı için kişisel veri işlemedir ve iş sözleşmesinin ifası kapsamında değerlendirilemez. Bu nedenle rıza aranır. Rızanın anlamlı olabilmesi için katılım gönüllü olmalı, reddetmenin olumsuz bir sonucu bulunmamalı ve hangi mecrada paylaşılacağı önceden bildirilmelidir. İyi bir uygulama, işe girişte tek seferlik ve kapsamı açık bir tercih formu almak, bu tercihi İK sisteminde tutmak ve içerik üretiminden önce kontrol etmektir. Ayrıca doğum tarihinin tam olarak yazılması gereksizdir; kutlama için gün ve ay yeterlidir.

İş ilişkisinin sona ermesi, verilen rızayı kendiliğinden ortadan kaldırmaz; ancak rıza her zaman geri alınabilir ve kişi talep ettiğinde içerik yayından kaldırılmalıdır. Uygulamada doğru olan, rıza metninde iş ilişkisinin sona ermesi hâlinde ne olacağının baştan yazılmasıdır. Birçok kurum, ayrılıştan sonra içeriklerin makul bir süre içinde kaldırılmasını kural hâline getirir; bu hem hukuki riski azaltır hem de kurumsal görünüm açısından tutarlıdır. Kaldırma talebi geldiğinde ise gecikilmemeli, içeriğin bulunduğu tüm mecralar (web sitesi, sosyal medya, basılı materyal, arşiv) taranmalıdır.

Açık kanalda kişisel veri konuşulmamalıdır. Müşteri kendi gönderisinde sipariş numarası veya kimlik bilgisi paylaşmış olsa bile kurumun bu bilgiyi doğrulaması, tekrarlaması veya hesap detayı vermesi doğru değildir; bu yanıt herkesçe görülebilir ve kişiyi teşhir eder. Doğru yaklaşım, kısa ve nötr bir yanıtla konuşmayı özel mesaja veya resmî destek kanalına taşımak, orada kimlik doğrulaması yaptıktan sonra bilgi paylaşmaktır. Ayrıca yorumlarda paylaşılan hassas bilgiler için kullanıcıyı uyarmak ve gerekirse içeriğin kaldırılmasını istemek iyi bir uygulamadır. Bu kuralların yazılı bir protokolde bulunması, sosyal medya ekibinin anlık kararlar vermesini engeller.

Katılımcılar çekim yapılacağını etkinlikten önce ve girişte öğrenmelidir. Uygulanabilir düzen şudur: kayıt formunda çekim yapılacağının ve görüntülerin hangi mecralarda kullanılabileceğinin belirtilmesi, giriş noktasına görünür bir bildirim yerleştirilmesi, mümkünse çekim yapılmayan bir alan tanımlanması ve istemeyen katılımcılar için ayırt edici bir işaret (örneğin farklı renkte yaka kartı kordonu) sunulmasıdır. Genel görünüm veren kalabalık kareler bu bilgilendirmeyle savunulabilirken, bir kişinin öne çıktığı portre nitelikli kareler ve röportajlar için ayrı bir izin alınması gerekir.

Gazetecilerin mesleki faaliyetleri gereği haber kaynağı beklediği dikkate alındığında, konuyla ilgili bir bültenin gönderilmesi meşru menfaat kapsamında değerlendirilebilir; bu değerlendirmenin yazılı olması gerekir. Ancak listenin kaynağı bilinmeli, kayıtlar güncel tutulmalı ve her gönderimde kolay bir ret imkânı sunulmalıdır. Ret talebinde bulunan kişiye tekrar gönderim yapılmaması için ret kaydı tutulur. Bültenin içeriği tanıtım ve kampanya niteliğine dönüştüğünde ise ticari elektronik ileti rejimi gündeme gelir; bu ayrım gözetilmelidir. Ayrıca bültenlerde üçüncü kişilerin adı ve görüntüsü yer alıyorsa onların izni de ayrıca aranır.

Açıklama, hukuk birimiyle birlikte ve bildirim yükümlülüğüyle uyumlu biçimde hazırlanmalıdır. Erken ve eksik bilgiyle yapılan bir açıklama, sonradan düzeltme gerektirdiğinde güveni daha çok zedeler; gecikmiş bir açıklama ise ilgili kişilerin korunma imkânını ortadan kaldırır. Uygulanabilir yaklaşım, kriz öncesinde hazır bir çerçeve metin hazırlamaktır: ne olduğu, hangi veri kategorilerinin etkilendiği, kurumun aldığı önlemler, ilgili kişilerin ne yapması gerektiği ve iletişim kanalı. Metin, teknik ayrıntıyı ve suçlayıcı ifadeyi içermemeli, ilgili kişilere yönelik bildirimle tutarlı olmalıdır. Kimin konuşacağı ve onay zincirinin nasıl işleyeceği de önceden belirlenmelidir.