İzinsiz çalışan içerikleri
Portre, doğum günü, terfi ve ekip fotoğraflarının yazılı izin olmadan paylaşılması; ayrılan çalışanın içeriğinin yayında kalması.
Departman · Departmana Özel KVKK Çözümü
Kurumsal İletişim Departmanına Özel KVKK Çözümleri
Kurumsal iletişim, kişiyi kurumun yüzü hâline getirir: çalışan hikâyeleri, etkinlik kareleri, sosyal medya paylaşımları. Bu birimde bir hata geri alınamaz; çünkü yayınlanan içerik anında çoğalır.
Kısa cevap
Kurumsal iletişim biriminde KVKK uyumunun ayırt edici özelliği, hatanın geri alınamaz olmasıdır: bir paylaşım yapıldığında içerik anında kopyalanır, ekran görüntüsü alınır ve yayından kaldırılsa bile dolaşımda kalır. Bu nedenle uyum, yayın sonrası düzeltme değil yayın öncesi kontrol olarak kurulur. Üç ana risk alanı vardır: kişi görüntüsü ve hikâyesinin izinsiz paylaşımı, sosyal medya hesaplarına gelen mesaj ve yorumların yönetimi, ve kriz anında yapılan açıklamalar. Özellikle sonuncusu kritiktir: bir veri ihlali duyurusunun içeriği ve zamanlaması hukuk ile birlikte kurgulanmalıdır.
Kurumsal İletişimde KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Bu birim, kurumun görünen yüzünü üretirken sürekli kişisel veri kullanır: çalışan portreleri, doğum günü kutlamaları, terfi duyuruları, etkinlik kareleri, müşteri başarı hikâyeleri. Bunların hemen hepsi iyi niyetle yapılır; ancak izin alınmadığında, izin kapsamı aşıldığında veya kişi kurumdan ayrıldıktan sonra içerik yayında kaldığında ihlale dönüşür. Aynı birim, sosyal medya hesaplarına gelen doğrudan mesajların da muhatabıdır; bu mesajlarda müşteri şikâyetleri ve bazen ilgili kişi talepleri gelir. Kriz anında ise yanlış kurgulanmış bir açıklama, ihlalin kendisinden büyük bir sorun yaratabilir.
Sosyal medya mesaj ve yorumları
Doğrudan mesajlarda paylaşılan kimlik, sipariş ve sağlık bilgileri; yorumlarda müşteri verisinin herkese açık biçimde konuşulması.
Basın bülteni ve röportajlar
Bültenlerde yer alan kişisel bilgiler, gazeteci iletişim listelerinin izinsiz kullanımı ve toplu bülten gönderimleri.
Etkinlik kayıt ve çekimleri
Katılımcı listeleri, yaka kartları ve canlı yayınlar; bilgilendirme yapılmadan yürütülen fotoğraf ve video çekimleri.
Kriz ve ihlal duyuruları
Veri ihlali açıklamalarının hukuki değerlendirme tamamlanmadan yapılması veya gecikmesi ayrı bir risk doğurur.
Ajans ve prodüksiyon zinciri
Halkla ilişkiler ajansı, sosyal medya ajansı ve prodüksiyon firmalarına aktarılan verinin sözleşmesiz kalması.
Kurumsal İletişimde İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım, yayın ve etkinlik süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Her kalem için izin belgesi ve yayın süresi ayrıca kayda geçirilir.
Çalışan içerikleri
Portre fotoğrafları, tanıtım videoları, röportaj metinleri, terfi ve kutlama duyuruları, iç iletişim bülteni içerikleri
Hukuki sebep ve not: Açık rıza; amaç, mecra ve süre yazılır, ayrılma hâlinde yayından kaldırma akışı tanımlanır.
Etkinlik ve organizasyon verisi
Katılımcı kayıt listeleri, yaka kartı bilgileri, fotoğraf ve video kayıtları, canlı yayın görüntüleri, yoklama listeleri
Hukuki sebep ve not: Girişte bilgilendirme yapılır; portre nitelikli kareler için ayrı izin alınır.
Basın ve medya ilişkileri
Gazeteci ve editör iletişim listeleri, röportaj kayıtları, akreditasyon başvuruları, yayın takip raporları
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat; toplu bülten gönderimlerinde ret imkânı sunulur ve liste kaynağı kaydedilir.
Sosyal medya etkileşim verisi
Doğrudan mesajlar, yorumlar, şikâyet ve talep içerikleri, kullanıcı adları, paylaşılan belge görüntüleri
Hukuki sebep ve not: Platform ortak sorumluluk doğurabilir; hassas veri paylaşımı açık kanaldan istenmez.
Sponsorluk ve iş birliği kayıtları
İçerik üreticisi ve konuşmacı bilgileri, sözleşme ve ödeme kayıtları, katılım izinleri
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası; görsel kullanım hakkı ile veri koruma izni ayrı ayrı kurulur.
Hassas içerikli anlatılar
Özel nitelikliSağlık, engellilik, inanç veya köken temasını içeren çalışan ve müşteri hikâyeleri, bağış ve destek duyuruları
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli veri işleme doğurur; açık rıza olmadan hiçbir mecrada yayımlanmaz.
Çözüm Kapsamı
Program yayın öncesi kontrol noktasını kurar, sosyal medya kanallarını disipline eder ve kriz iletişimini hukuk ile aynı masaya oturtur.
Yayın öncesi izin kontrolü
Kişi içeren her içerik için izin belgesi kontrolü zorunlu hâle getirilir; kontrol listesi yayın akışına eklenir.
Çalışan içeriği rıza düzeni
Portre, video ve hikâye kullanımı için rıza formu hazırlanır; ayrılma hâlinde kaldırma prosedürü tanımlanır.
Sosyal medya yanıt protokolü
Hangi bilginin açık kanalda konuşulabileceği, hangi talebin nereye yönlendirileceği yazılı kurala bağlanır.
Etkinlik bilgilendirme seti
Kayıt formu metni, girişte çekim bildirimi, çekimsiz alan uygulaması ve katılımcı listesi saklama süresi kurulur.
Kriz ve ihlal iletişim planı
Veri ihlalinde kim, ne zaman, hangi metinle konuşur; hukuk onayı ve bildirim sırası önceden belirlenir.
Ajans sözleşme paketi
Halkla ilişkiler, sosyal medya ve prodüksiyon ajansları için veri işleyen ve gizlilik maddeleri hazırlanır.
Sahada En Sık Karşılaştığımız Tablo
- Çalışanların doğum günü ve terfi duyuruları izin sorulmadan paylaşılıyor.
- İşten ayrılan çalışanların yer aldığı tanıtım videosu hâlâ yayında.
- Müşteriler sosyal medya yorumlarında sipariş ve kimlik bilgisi paylaşıyor, açıktan yanıtlanıyor.
- Etkinlik girişinde çekim yapılacağına dair hiçbir bilgilendirme bulunmuyor.
- Gazeteci listesi yıllardır güncellenmemiş, ret talepleri kayıtlı değil.
- Bir ihlal yaşandığında ne söyleneceğine dair hazır bir metin yok.
Uygulama Süreci
Birim keşfi ve kapsam
İçerik üretim akışı, sosyal medya kanalları, etkinlik süreçleri ve ajans ilişkileri incelenerek kurumsal iletişim veri haritası çıkarılır.
Süreç ve veri envanteri kesiti
Birimin yürüttüğü her faaliyet; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, erişim yetkisi ve aktarım kırılımıyla kurumsal envantere işlenir.
Boşluk analizi ve önceliklendirme
Mevcut uygulama mevzuatla karşılaştırılır; bulgular ihlal olasılığı ve etkisine göre sıralanır, birim yöneticisiyle sahibi atanır.
Belge ve akış devreye alma
Aydınlatma metni, rıza akışı, sözleşme maddeleri, yetki matrisi ve prosedürler birimin günlük iş akışına gömülerek uygulamaya alınır.
Rol bazlı eğitim ve sürdürme
Birime kendi örnekleriyle eğitim verilir; periyodik gözden geçirme, yeni araç onayı ve değişiklik bildirimi takvimi devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Departmanın veri işleme envanteri kesiti ve veri akış haritası
- Birime özel saklama ve imha süreleri tablosu
- Rol bazlı erişim yetki matrisi ve yetki gözden geçirme takvimi
- Departmanın kullandığı tedarikçiler için veri işleyen sözleşme seti
- İlgili kişi başvurusu geldiğinde birimin izleyeceği yanıt akışı
- Birime özel KVKK farkındalık eğitimi ve hızlı başvuru kartı
- Çalışan görsel ve hikâye kullanımı rıza formu ile kaldırma prosedürü
- Yayın öncesi izin kontrol listesi
- Sosyal medya yanıt protokolü ve hassas bilgi yönlendirme akışı
- Etkinlik kayıt formu metni ve girişte çekim bildirimi tasarımı
- Veri ihlali kriz iletişim planı ve hazır açıklama taslakları
Kimler İçin Uygun?
Kurumsal iletişim birimleri
Basın, sosyal medya ve iç iletişimi birlikte yürüten ekipler.
Halkla ilişkiler ajansları
Müşterileri adına içerik üreten ve medya listesi yöneten kuruluşlar.
Etkinlik ve organizasyon ekipleri
Katılımcı kaydı alan, çekim ve canlı yayın yapan birimler.
İç iletişim ve kültür ekipleri
Çalışan hikâyeleri ve kurum içi bülten üreten roller.
İlgili Hizmetler
Bu departman programı, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin birime uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Departmanlar
Aynı veri akışını paylaşan ya da bu birimin süreçlerine komşu olan departmanların uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Yayın akışınıza izin kontrolünü yerleştirelim
İçerik üretim sürecinizi, sosyal medya kanallarınızı ve kriz planınızı paylaşın; ücretsiz ön görüşmede yayında olan riskli içerikleri birlikte belirleyelim.
