Çok katmanlı veri sorumluluğu
OSB müdürlüğü, katılımcı firmalar ve müteahhitler ayrı veri sorumlularıdır. Ortak alandaki her veri akışında sorumluluğun kimde olduğu yazılı hâle getirilmelidir.
Çözüm · Kuruma Özel Çözüm
Organize Sanayi Bölgelerine Özel KVKK Çözümleri
OSB müdürlükleri ve bölgedeki katılımcı firmalar için tek program: ortak altyapıdan doğan veri işleme risklerini haritalayın, uyumu bölge ölçeğinde ve firma başına daha düşük maliyetle yönetin.
Kısa cevap
Organize sanayi bölgeleri; kendi personelinin, katılımcı firma çalışanlarının, ziyaretçilerin ve araçların verisini ortak altyapı üzerinden işlediği için KVKK karşısında bağımsız bir veri sorumlusudur. Uyum bu nedenle iki katmanda kurulur: OSB tüzel kişiliğinin kendi yükümlülükleri ve katılımcı firmalarla paylaşılan verinin protokole bağlanması.
OSB'lerde KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Bir organize sanayi bölgesinde veri tek bir şirketin sınırları içinde kalmaz. Giriş kapısındaki plaka tanıma sistemi, ortak güvenlik kameraları, kartlı geçiş, ziyaretçi kayıtları, ortak internet altyapısı ve İSG süreçleri farklı tüzel kişiliklerin verisini aynı hat üzerinde toplar. Bu ortaklık, sorumluluğun kimde olduğunu belirsizleştirir ve denetimde en çok tartışılan başlığa dönüşür.
Ortak alan kamerası ve plaka tanıma
Bölge girişindeki kameralar ve plaka tanıma sistemleri, katılımcı firma çalışanlarının ve ziyaretçilerin verisini işler; aydınlatma, saklama süresi ve erişim yetkisi ayrı ayrı tanımlanmalıdır.
Kartlı ve biyometrik geçiş
Parmak izi veya yüz tanımayla kurulan geçiş sistemleri özel nitelikli veri işler; Kurul kararları bu uygulamalarda ölçülülük ve alternatif sunma şartını arar.
İSG ve sağlık verileri
İşe giriş sağlık raporları, periyodik muayeneler ve iş kazası kayıtları özel nitelikli veridir. Ortak İSG hizmeti alan bölgelerde veri işleyen ilişkisi sözleşmeye bağlanmalıdır.
Ortak altyapı ve log kayıtları
OSB'nin sağladığı internet, kamera ve otomasyon altyapısında tutulan trafik ile erişim kayıtları hem KVKK hem 5651 sayılı Kanun kapsamında yönetilmelidir.
Tedarikçi ve müteahhit zinciri
Bölgeye hizmet veren güvenlik, temizlik, yemek ve bakım firmalarıyla kurulan ilişkiler çoğu zaman veri işleyen ilişkisidir ve yazılı sözleşme gerektirir.
Çözüm Kapsamı
Program iki katmanda ilerler: OSB tüzel kişiliğinin kendi uyumu ve katılımcı firmalara sunulan ortak uyum hizmeti. Böylece bölge genelinde aynı standart, firma başına daha düşük maliyetle kurulur.
Bölge ölçeğinde veri envanteri
OSB müdürlüğünün ve ortak alanların tüm veri işleme faaliyetleri; kaynak, hukuki sebep, saklama süresi ve aktarım kırılımıyla çıkarılır.
Aydınlatma ve açık rıza metinleri
Ziyaretçi, katılımcı firma personeli, tedarikçi ve aday çalışan için ayrı metinler; kamera ve plaka tanıma için sahada uygulanabilir bilgilendirme tasarımı.
VERBİS kaydı ve güncelliği
OSB tüzel kişiliğinin ve yükümlülük kriterlerini karşılayan katılımcı firmaların kaydı; envanterle uyumlu ve güncel tutulabilir biçimde yapılandırılır.
Kamera, PTS ve geçiş sistemleri uyumu
Kayıt açıları, saklama süreleri, erişim yetkileri ve talep karşılama akışı teknik kurulumla birlikte belgelendirilir.
Sözleşme ve protokol seti
Katılımcı firmalarla veri paylaşım protokolleri, tedarikçilerle veri işleyen sözleşmeleri ve gizlilik taahhütnameleri hazırlanır.
Toplu farkındalık eğitimi
Bölge müdürlüğü personeli, güvenlik ekibi ve katılımcı firma İK/İSG sorumluları için ortak oturumlar; katılım kayıtları belgelenir.
Ortak Altyapı, Ortak Risk
- Bölge girişindeki tek bir plaka kaydı, onlarca firmanın çalışanını aynı anda ilgilendirir.
- Katılımcı firmaya iletilen her giriş-çıkış raporu bir kişisel veri aktarımıdır.
- Ortak güvenlik hizmetinde kamera görüntüsüne kimin, ne zaman eriştiği kayıt altında olmalıdır.
- Bölge içi olay ve iş kazası bildirimlerinde paylaşılan sağlık verisi özel nitelikli veridir.
- Uyumsuzluğun sonucu tek bir firmada kalmaz; bölge yönetimi de veri sorumlusu sıfatıyla sorumludur.
Uygulama Süreci
Keşif ve kapsam
OSB müdürlüğüyle bölge haritası, ortak alanlar ve sistemler netleştirilir.
Saha ve sistem incelemesi
Kamera, plaka tanıma, geçiş ve otomasyon sistemleri yerinde incelenir; kayıt akışları izlenir.
Envanter ve boşluk analizi
Veri işleme envanteri çıkarılır, mevzuat karşısındaki açıklar risk sırasına konur.
Belgelendirme ve devreye alma
Politika, metin, sözleşme ve VERBİS adımları uygulanır.
Eğitim ve izleme
Toplu eğitim verilir; periyodik gözden geçirme takvimi bölge yönetimine devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- OSB kişisel veri işleme envanteri ve veri akış haritası
- Ziyaretçi, personel, tedarikçi ve katılımcı firma aydınlatma metinleri
- Kamera ve plaka tanıma sistemi kayıt politikası
- Kişisel veri saklama ve imha politikası ile periyodik imha takvimi
- Katılımcı firma veri paylaşım protokolü şablonu
- Veri işleyen sözleşmesi ve gizlilik taahhütnamesi seti
- VERBİS kayıt dosyası ve güncelleme kılavuzu
- Veri ihlali müdahale planı ve bildirim akışı
Kimler İçin Uygun?
OSB müdürlükleri
Bölgenin ortak alanlarını, güvenliğini ve altyapısını yöneten tüzel kişilikler.
Katılımcı firmalar
Bölgede üretim yapan, kendi çalışan ve tedarikçi verisini işleyen şirketler.
Güvenlik ve İSG ekipleri
Kamera, geçiş ve sağlık verilerine fiilen dokunan operasyonel birimler.
Sanayi siteleri ve teknoparklar
Ortak altyapı üzerinden hizmet veren benzer yapıdaki yönetimler.
İlgili Hizmetler
Bu çözüm, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin kuruma özel birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
Sık Sorulan Sorular
Evet. OSB müdürlüğü; kendi personelinin, ziyaretçilerin, tedarikçilerin ve ortak alan kameralarıyla kaydedilen kişilerin verilerini kendi belirlediği amaç ve araçlarla işlediği için bağımsız bir veri sorumlusudur. Katılımcı firmaların ayrıca veri sorumlusu olması bu sıfatı ortadan kaldırmaz; iki sorumluluk yan yana yürür.
Hayır. Her katılımcı firma kendi veri işleme faaliyetinden sorumludur. Ancak ortak alanda üretilip firmayla paylaşılan verilerde — giriş-çıkış kayıtları, kamera görüntüleri, ziyaretçi bilgileri — paylaşımın hukuki sebebi ve sınırları yazılı bir protokolle tanımlanmalıdır.
İşler. Araç plakası, aracı kullanan veya araca kayıtlı kişiyle ilişkilendirilebildiği için kişisel veridir. Sistem; aydınlatma, saklama süresi, erişim yetkisi ve ilgili kişi talebini karşılama akışı tanımlanmadan çalıştırılmamalıdır.
Biyometrik veri özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi sınırlı şartlara bağlıdır. Kurul kararlarında; amaçla orantılı olmayan ve alternatifi sunulmayan biyometrik uygulamalar hukuka aykırı bulunmuştur. Kartlı geçiş gibi daha az müdahaleci bir yöntem mümkünse önce o değerlendirilmelidir.
Zorunluluk; veri sorumlusunun çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve işlenen verinin niteliğine göre belirlenen kriterlere bağlıdır. OSB müdürlükleri çoğu durumda bu kriterleri karşılar. Kayıt öncesinde veri envanterinin tamamlanmış olması gerekir; envantersiz kayıt hatalı beyan riski taşır.
Evet. Bölge ölçeğinde düzenlenen toplu farkındalık eğitimleri hem firma başına maliyeti düşürür hem de aynı standardın bölgede yayılmasını sağlar. Katılım kayıtları, denetimlerde alınan idari tedbirin kanıtı olarak kullanılır.
Bölgenizin KVKK fotoğrafını birlikte çekelim
OSB müdürlüğü ve katılımcı firmalar için kapsamı netleştiren ücretsiz ön görüşmeyle başlayın; çıktı, önceliklendirilmiş bir aksiyon planıdır.
