PDKS ve vardiya kayıtları
Giriş-çıkış ve mesai kayıtları çoğu tesiste biyometrik yöntemle alınır; alternatif sunulmadığında özel nitelikli veri sorunu doğar.
Departman · Departmana Özel KVKK Çözümü
Üretim ve Tedarik Zinciri Departmanına Özel KVKK Çözümleri
Üretim sahasında aynı çatı altında farklı işverenlerin çalışanları bulunur: kendi kadronuz, alt işveren ekipleri, tedarikçi teknisyenleri, ziyaretçiler. Uyumun ilk sorusu da budur — bu kaydın veri sorumlusu kim?
Kısa cevap
Üretim ve tedarik zinciri departmanında KVKK uyumu, çoğu kurumun sandığından daha karmaşıktır; çünkü sahada tek bir veri sorumlusu yoktur. Kendi çalışanınızın vardiya ve PDKS kaydı sizin sorumluluğunuzdadır; alt işveren çalışanının verisi kural olarak alt işverenin sorumluluğundadır ama giriş kontrolü ve İSG yükümlülükleri nedeniyle siz de işlersiniz. Tedarikçi denetimlerinde topladığınız çalışan listeleri ve ücret bordroları ise ayrı bir hukuki sebep gerektirir. Bu üç akış ayrıştırılmadan ne aydınlatma doğru kurulabilir ne de bir ihlalde kimin bildirim yapacağı belli olur.
Üretim ve Tedarik Zincirinde KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Üretim sahasında kişisel veri, üretimin kendisi kadar yoğun akar: turnikeden geçen her kart, hattaki her kamera açısı, işyeri hekiminin her muayenesi bir kayıt üretir. Buna tedarik zinciri boyutu eklendiğinde tablo daha da karmaşıklaşır; müşterinizin sosyal uyum denetimi için sizden çalışan bordroları istenir, siz de kendi tedarikçinizden aynı belgeleri talep edersiniz. Bu belgeler çoğu kurumda hiçbir envantere girmez, sözleşmeye bağlanmaz ve süresiz saklanır. Denetimde en çok tartışılan başlık da tam olarak burasıdır.
Üretim hattı kameraları
Kalite ve güvenlik amacıyla kurulan kameralar çalışanın sürekli izlenmesine dönüştüğünde ölçülülük sınırı aşılır.
Alt işveren çalışanı verisi
Asıl işveren ile alt işveren arasındaki sıfat ayrımı yazılı değilse, bir ihlalde kimin bildirim yapacağı belirsiz kalır.
Tedarikçi denetim dosyaları
Sosyal uyum denetimlerinde toplanan bordro, kimlik ve yaş belgeleri ayrı bir hukuki sebep ve saklama süresi gerektirir.
İşyeri hekimi ve sağlık kayıtları
Sağlık gözetimi kayıtları özel nitelikli veridir; hekim dışındaki personelin erişimi sıkı biçimde kapatılmalıdır.
Ziyaretçi ve nakliyeci kayıtları
Girişte alınan kimlik fotokopisi, plaka ve fotoğraf kayıtları çoğu tesiste ölçüsüz ve süresizdir.
Üretim ve Tedarik Zincirinde İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım, saha ve tedarik süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Her kalem için veri sorumlusunun kim olduğu ayrıca belirlenir.
Çalışan giriş-çıkış ve vardiya verisi
Özel nitelikliKartlı geçiş kayıtları, biyometrik şablonlar, vardiya planları, fazla mesai kayıtları, izin ve devamsızlık kayıtları
Hukuki sebep ve not: Biyometrik yöntem kullanılıyorsa özel nitelikli veri rejimi ve alternatif sunma şartı geçerlidir.
Üretim ve kalite kayıtları
Operatör bazlı üretim çıktıları, hata ve fire kayıtları, hat kamerası görüntüleri, makine kullanım logları
Hukuki sebep ve not: Kişiye bağlanan performans verisi çalışan izlemesi doğurur; amaç ve erişim sınırlandırılır.
İş sağlığı ve güvenliği kayıtları
Özel nitelikliİşe giriş ve periyodik muayene raporları, maruziyet ölçümleri, iş kazası tutanakları, kişisel koruyucu donanım zimmetleri
Hukuki sebep ve not: Sağlık verisi özel nitelikli veridir; yalnızca işyeri hekimi ve yetkili kişiler erişebilir.
Alt işveren ve tedarikçi personeli
Ad soyad, kimlik bilgileri, SGK işe giriş bildirgeleri, mesleki yeterlilik belgeleri, saha giriş izinleri
Hukuki sebep ve not: Sıfat ayrımı sözleşmede tanımlanır; asıl işverenin işlediği alanlar asgariye indirilir.
Tedarikçi denetim ve uyum dosyaları
Çalışan listeleri, bordro örnekleri, yaş ve kimlik doğrulama belgeleri, mülakat notları, sosyal uyum denetim raporları
Hukuki sebep ve not: Denetim amacıyla toplanan belgeler için ayrı hukuki sebep ve kısa saklama süresi belirlenir.
Ziyaretçi ve araç kayıtları
Ziyaretçi ad soyad ve kurum bilgisi, giriş-çıkış saatleri, araç plakası, sürücü bilgileri, kamera görüntüleri
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat; kimlik fotokopisi ve belge rehin uygulaması kaldırılır, süre kısa tutulur.
Çözüm Kapsamı
Program önce sahadaki sıfatları ayrıştırır, sonra izleme ve giriş sistemlerini ölçülülük sınırına çeker, son olarak tedarik zinciri belgelerini düzene sokar.
Saha sorumluluk haritası
Asıl işveren, alt işveren, tedarikçi ve hizmet sağlayıcı arasındaki veri sorumlusu / veri işleyen sıfatları belirlenir ve sözleşmeye yazılır.
PDKS ve biyometri değerlendirmesi
Alternatif yöntem analizi yapılır; sistem sürdürülecekse alternatif sunumu, açık rıza ve şablon şifrelemesi kurulur.
Kamera ölçülülük analizi
Hat ve saha kameralarının açıları yerinde incelenir; dinlenme ve soyunma alanları kapsam dışına çıkarılır, süreler tanımlanır.
Sağlık kayıtları erişim düzeni
İşyeri hekimi dosyaları fiziksel ve dijital olarak ayrıştırılır; İK ve yönetici erişimi kapatılır.
Tedarikçi denetim veri düzeni
Denetimde hangi belgenin isteneceği, nasıl maskeleneceği ve ne kadar saklanacağı yazılı kurala bağlanır.
Ziyaretçi kayıt sadeleştirmesi
Girişte toplanan veri asgariye indirilir; kimlik fotokopisi ve rehin uygulaması kaldırılır, aydınlatma tasarlanır.
Sahada En Sık Karşılaştığımız Tablo
- Turnikede parmak izi kullanılıyor ama kart gibi bir alternatif sunulmuyor.
- Hat kameralarından biri dinlenme alanını da görüntülüyor.
- Alt işveren çalışanlarının özlük belgeleri asıl işverenin İK klasöründe duruyor.
- İşyeri hekimi dosyalarına İK uzmanının da erişimi bulunuyor.
- Müşteri denetimi için gönderilen bordrolarda hiçbir maskeleme yapılmamış.
- Ziyaretçi girişinde kimlik fotokopisi alınıyor ve dosyada yıllarca duruyor.
Uygulama Süreci
Birim keşfi ve kapsam
Tesis sahada gezilerek giriş noktaları, kamera açıkları, vardiya sistemi ve alt işveren yapısı incelenir; sözleşme zinciri çıkarılır.
Süreç ve veri envanteri kesiti
Birimin yürüttüğü her faaliyet; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, erişim yetkisi ve aktarım kırılımıyla kurumsal envantere işlenir.
Boşluk analizi ve önceliklendirme
Mevcut uygulama mevzuatla karşılaştırılır; bulgular ihlal olasılığı ve etkisine göre sıralanır, birim yöneticisiyle sahibi atanır.
Belge ve akış devreye alma
Aydınlatma metni, rıza akışı, sözleşme maddeleri, yetki matrisi ve prosedürler birimin günlük iş akışına gömülerek uygulamaya alınır.
Rol bazlı eğitim ve sürdürme
Birime kendi örnekleriyle eğitim verilir; periyodik gözden geçirme, yeni araç onayı ve değişiklik bildirimi takvimi devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Departmanın veri işleme envanteri kesiti ve veri akış haritası
- Birime özel saklama ve imha süreleri tablosu
- Rol bazlı erişim yetki matrisi ve yetki gözden geçirme takvimi
- Departmanın kullandığı tedarikçiler için veri işleyen sözleşme seti
- İlgili kişi başvurusu geldiğinde birimin izleyeceği yanıt akışı
- Birime özel KVKK farkındalık eğitimi ve hızlı başvuru kartı
- Saha sorumluluk (veri sorumlusu / veri işleyen) tespit raporu
- Çalışan, alt işveren personeli ve ziyaretçi aydınlatma metinleri
- PDKS ve biyometrik sistem ölçülülük değerlendirme raporu
- Kamera kayıt politikası ve hat izleme kuralları
- Tedarikçi denetimlerinde belge toplama ve maskeleme talimatı
Kimler İçin Uygun?
Üretim tesisleri ve fabrikalar
Vardiyalı çalışan, PDKS ve hat kamerası kullanan çok personelli sahalar.
Tedarik zinciri yönetimi
Tedarikçi denetimi yürüten, sosyal uyum belgesi toplayan birimler.
Alt işveren ile çalışan işletmeler
Aynı sahada birden fazla işverenin personelini barındıran yapılar.
İhracatçı üreticiler
Yurt dışı müşteri denetimlerinde çalışan verisi paylaşmak zorunda kalan firmalar.
İlgili Hizmetler
Bu departman programı, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin birime uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Departmanlar
Aynı veri akışını paylaşan ya da bu birimin süreçlerine komşu olan departmanların uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Sahadaki sorumluluk zincirini yazılı hâle getirelim
Alt işveren sözleşmelerinizi, PDKS ve kamera kurulumunuzu paylaşın; ücretsiz ön görüşmede sorumluluk belirsizliğini ve ölçüsüz kayıtları birlikte çıkaralım.
