Dava dosyalarındaki özel nitelikli veri
Sağlık raporları, adli sicil kayıtları ve psikolojik değerlendirmeler dosyanın içinde ayrıştırılmadan saklanır ve geniş erişime açık kalır.
Departman · Departmana Özel KVKK Çözümü
Hukuk Departmanına Özel KVKK Çözümleri
Hukuk birimi kurumun uyum vicdanıdır; ancak kendisi de yoğun bir veri işleyicisidir. Dava dosyalarında sağlık raporu, adli sicil ve aile bilgisi bulunur — ve bu dosyalar çoğu kurumda envanterin dışındadır.
Kısa cevap
Hukuk departmanının KVKK'daki konumu çift yönlüdür. Bir yandan kurumun uyum kararlarını verir: ilgili kişi başvurularını değerlendirir, veri ihlalinde bildirim kararını hazırlar, sözleşmelere veri koruma maddelerini yerleştirir. Diğer yandan kendisi de yoğun ve hassas veri işler; dava dosyaları özel nitelikli veri barındırır, icra takipleri kişinin ekonomik durumunu gösterir, disiplin dosyaları çalışan hakkında ağır bilgiler taşır. Bu ikinci yön çoğu kurumda envantere hiç girmez. Uyum programı, hukuk biriminin hem karar verici hem veri işleyen rolünü ayrı ayrı düzenlemelidir.
Hukukta KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Hukuk birimi, kurumun en hassas verilerinin toplandığı yerdir: bir iş davası dosyasında sağlık raporu, psikolojik değerlendirme, aile durumu ve maaş bilgisi bir arada bulunur. Bu dosyalar çoğu zaman ortak ağ klasörlerinde, dış avukat e-postalarında ve kişisel bilgisayarlarda dolaşır. Aynı birim, ilgili kişi başvurularının hukuki değerlendirmesini de yapar; ancak başvuru süreleri takip edilmediğinde kurum sessizce gecikmeye düşer. Uyum çalışması, hukuk biriminin dosya disiplinini ve karar akışını aynı anda kurmayı gerektirir.
Dış avukat aktarımları
Dış hukuk bürolarıyla paylaşılan dosyalarda sıfat tespiti yapılmadığında sorumluluk ve ihlal bildirimi zinciri belirsizleşir.
Takip edilmeyen başvuru süreleri
İlgili kişi başvurusuna yasal süresi içinde yanıt verilmemesi, esas itibarıyla haklı bir talebi bile ihlale dönüştürür.
Gecikmiş ihlal bildirimleri
İhlalin öğrenilmesinden itibaren işleyen bildirim süresi kaçırıldığında, ihlalin kendisinden bağımsız bir yaptırım riski doğar.
Eksik sözleşme maddeleri
Tedarikçi ve hizmet sözleşmelerinde veri işleyen maddelerinin bulunmaması, kurumun tüm zinciri tek başına üstlenmesi sonucunu doğurur.
İcra ve alacak takibi kayıtları
Borç bilgileri kişinin ekonomik durumuna ilişkindir; kurum içinde geniş paylaşımı ve üçüncü kişilere ifşası hukuka aykırıdır.
Hukuk Departmanında İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım, uyuşmazlık, sözleşme ve uyum süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Her kalem için erişim yetkisi ve saklama süresi ayrıca belirlenir.
Dava ve uyuşmazlık dosyaları
Dilekçeler, deliller, tanık beyanları, bilirkişi raporları, mahkeme kararları, yazışmalar
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük ve hakkın tesisi; erişim dosya bazında yetkilendirilir.
Özel nitelikli dosya ekleri
Özel nitelikliSağlık raporları, engellilik belgeleri, adli sicil kayıtları, psikolojik değerlendirmeler, sendika üyeliği bilgileri
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli veridir; ayrı klasörde, ek erişim kısıtıyla ve gerektiğinde şifreli tutulur.
İcra ve alacak takibi
Borçlu bilgileri, ödeme planları, haciz ve tebligat kayıtları, banka ve adres bilgileri
Hukuki sebep ve not: Ekonomik duruma ilişkin veridir; kurum içi paylaşım dar tutulur, ifşa edilmez.
Disiplin ve iş hukuku dosyaları
Savunma yazıları, tutanaklar, uyarı ve ihtar metinleri, fesih bildirimleri, tanık ifadeleri
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat ve hukuki yükümlülük; İK ile paylaşım kapsamı yazılı hâle getirilir.
Sözleşme ve muhatap verisi
Yetkili kişi bilgileri, imza sirküleri, kimlik ve vergi bilgileri, vekâletnameler
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin kurulması ve ifası; gerekmeyen kimlik kopyaları toplanmaz.
Uyum ve başvuru kayıtları
İlgili kişi başvuruları, yanıt yazıları, ihlal inceleme dosyaları, Kurul yazışmaları, kayıt defterleri
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük; başvuru dosyaları süre takibiyle birlikte kayıt altında tutulur.
Çözüm Kapsamı
Program hukuk biriminin kendi dosya disiplinini kurar, ardından başvuru ve ihlal karar akışlarını, son olarak sözleşme standardını yerleştirir.
Dosya erişim ve sınıflandırma düzeni
Dosyalar hassasiyet düzeyine göre sınıflandırılır; özel nitelikli ekler ayrıştırılır ve erişim kişi bazında tanımlanır.
İlgili kişi başvuru prosedürü
Başvurunun alınması, kimlik doğrulaması, hukuki değerlendirme, süre takibi ve yanıt üretimi uçtan uca kurulur.
Veri ihlali müdahale planı
İhlalin tespiti, değerlendirme kriterleri, Kurul ve ilgili kişi bildirimi ile kayıt defteri düzeni hazırlanır.
Sözleşme madde kütüphanesi
Veri işleyen, ortak veri sorumlusu, gizlilik ve yurt dışı aktarım maddeleri standart metin hâline getirilir.
Dış avukat ve danışman düzeni
Dış hukuk bürolarıyla ilişkide sıfat tespiti yapılır; güvenli dosya paylaşımı ve gizlilik taahhüdü kurulur.
Saklama ve imha takvimi
Dava, icra ve disiplin dosyaları için zamanaşımı esaslı saklama süreleri belirlenir ve imha takvimi kurulur.
Sahada En Sık Karşılaştığımız Tablo
- Dava dosyaları tüm hukuk ekibinin eriştiği ortak bir ağ klasöründe duruyor.
- Sağlık raporları ve adli sicil kayıtları dosyanın içinde ayrıştırılmadan saklanıyor.
- Dış avukatla dosya paylaşımı şifresiz e-posta ekleriyle yapılıyor.
- İlgili kişi başvurularının hangi tarihte geldiği kayıt altına alınmıyor.
- Tedarikçi sözleşmelerinde veri işleyen maddesi bulunmuyor.
- Kapanan davaların dosyaları hiçbir imha takvimine bağlı değil.
Uygulama Süreci
Birim keşfi ve kapsam
Dosya saklama düzeni, dış avukat ilişkileri, başvuru ve ihlal akışları ile sözleşme şablonları incelenerek hukuk veri haritası çıkarılır.
Süreç ve veri envanteri kesiti
Birimin yürüttüğü her faaliyet; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, erişim yetkisi ve aktarım kırılımıyla kurumsal envantere işlenir.
Boşluk analizi ve önceliklendirme
Mevcut uygulama mevzuatla karşılaştırılır; bulgular ihlal olasılığı ve etkisine göre sıralanır, birim yöneticisiyle sahibi atanır.
Belge ve akış devreye alma
Aydınlatma metni, rıza akışı, sözleşme maddeleri, yetki matrisi ve prosedürler birimin günlük iş akışına gömülerek uygulamaya alınır.
Rol bazlı eğitim ve sürdürme
Birime kendi örnekleriyle eğitim verilir; periyodik gözden geçirme, yeni araç onayı ve değişiklik bildirimi takvimi devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Departmanın veri işleme envanteri kesiti ve veri akış haritası
- Birime özel saklama ve imha süreleri tablosu
- Rol bazlı erişim yetki matrisi ve yetki gözden geçirme takvimi
- Departmanın kullandığı tedarikçiler için veri işleyen sözleşme seti
- İlgili kişi başvurusu geldiğinde birimin izleyeceği yanıt akışı
- Birime özel KVKK farkındalık eğitimi ve hızlı başvuru kartı
- Dosya sınıflandırma ve erişim yetkilendirme düzeni
- İlgili kişi başvurusu değerlendirme prosedürü ve gerekçeli yanıt şablonları
- Veri ihlali müdahale planı, karar kriterleri ve ihlal kayıt defteri
- Veri işleyen, gizlilik ve yurt dışı aktarım sözleşme maddesi kütüphanesi
- Zamanaşımı esaslı dosya saklama ve imha takvimi
Kimler İçin Uygun?
Kurum içi hukuk müşavirlikleri
Dava, sözleşme ve uyum süreçlerini birlikte yürüten hukuk birimleri.
Uyum ve risk ile çalışan hukukçular
Başvuru ve ihlal kararlarını veren, Kurul yazışmalarını yürüten roller.
Sözleşme yönetimi ekipleri
Tedarikçi ve müşteri sözleşmelerinde veri maddelerini kuran birimler.
Dış hukuk büroları
Kurumlar adına dosya yürüten, veri işleyen ya da bağımsız sorumlu konumundaki bürolar.
İlgili Hizmetler
Bu departman programı, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin birime uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Departmanlar
Aynı veri akışını paylaşan ya da bu birimin süreçlerine komşu olan departmanların uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Başvuru ve ihlal akışlarınızı denetime hazır hâle getirelim
Dosya düzeninizi, başvuru kayıtlarınızı ve sözleşme şablonlarınızı paylaşın; ücretsiz ön görüşmede süre riski taşıyan noktaları birlikte belirleyelim.
