İzinsiz kişi görselleri
Etkinlik fotoğrafları, çalışan portreleri ve müşteri görüntülerinin izin belgesi olmadan tanıtımda kullanılması en yaygın ihlaldir.
Departman · Departmana Özel KVKK Çözümü
Tasarım ve Yaratıcı Hizmetler Departmanına Özel KVKK Çözümleri
Tasarım biriminin ürettiği her görsel bir kişiyi taşıyabilir: çalışanın yüzü, müşterinin ekran görüntüsü, etkinlikteki katılımcı. Uyum burada tek bir soruda toplanır — bu görüntüyü kullanmak için elinizde ne var?
Kısa cevap
Tasarım ve yaratıcı hizmetler biriminde KVKK uyumu, görüntü ve ses üzerinden kurulur. Kişinin fotoğrafı, videosu ve sesi kişisel veridir; tanıtım amacıyla kullanılabilmesi için amacı, mecrayı ve süreyi belirten yazılı bir rıza gerekir. İkinci risk alanı, tasarım dosyalarının içine giren gerçek verilerdir: mockup'lardaki müşteri ekran görüntüleri, örnek sipariş listeleri, referans dosyalarındaki isimler. Üçüncüsü ise dış kaynak zinciridir; freelance tasarımcı, ajans, matbaa ve bulut tasarım araçları kişisel veriyi kurum dışına taşır ve her biri sözleşmeye bağlanmalıdır.
Tasarımda KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Yaratıcı süreç doğası gereği hızlıdır ve dosyalar çok sayıda elden geçer. Bir etkinlikte çekilen yüzlerce fotoğraf, bir tanıtım filmi için kaydedilen çalışan röportajları, bir sunum için alınan gerçek ekran görüntüleri hiçbir envantere girmeden arşive düşer. Sonra bu arşivden yıllar sonra bir görsel seçilip yeni bir kampanyada kullanılır — oysa fotoğraftaki kişi çoktan işten ayrılmış, izin ise hiç alınmamıştır. Bu birimde uyum, arşivin kendisini ve arşive giriş kurallarını düzenlemekle kurulur.
Süresiz ve kapsamsız izinler
"Fotoğrafımı kullanabilirsiniz" biçimindeki genel onaylar; mecra, süre ve amaç belirtmediği için geçerli bir rıza sayılmaz.
Tasarım dosyalarındaki gerçek veri
Mockup ve sunumlarda kullanılan gerçek müşteri ekran görüntüleri, sipariş listeleri ve isimler dosyayla birlikte dolaşır.
Freelance ve ajans aktarımları
Dış tasarımcılara gönderilen ham dosyalar, çekim arşivleri ve müşteri listeleri sözleşmesiz aktarıldığında zincir kopar.
Bulut tasarım araçları
Çevrim içi tasarım ve dosya paylaşım araçları veri işleyendir; yurt dışı sunucular ek aktarım şartı doğurur.
Denetimsiz görsel arşivi
Yıllar içinde biriken çekim arşivi kimin izni var kimin yok bilinmeden kullanıldığında geçmiş riskler yeniden canlanır.
Tasarım Departmanında İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım, üretim, arşiv ve dış kaynak süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Her kalem için izin belgesi ve kullanım süresi ayrıca kayda geçirilir.
Kişi görüntü ve ses kayıtları
Çalışan portreleri, tanıtım filmi çekimleri, etkinlik fotoğrafları, röportaj ses kayıtları, seslendirme kayıtları
Hukuki sebep ve not: Açık rıza; amaç, mecra ve süre belirtilir, rıza geri alınabilir ve kayıt yayından kaldırılabilir olmalıdır.
Model ve oyuncu dosyaları
Ajans model bilgileri, kimlik ve sözleşme kayıtları, ödeme bilgileri, çekim izin formları
Hukuki sebep ve not: Sözleşme ve açık rıza birlikte kurulur; kullanım hakkı süresi izinle uyumlu olmalıdır.
Tasarım dosyası içerikleri
Mockup ekran görüntüleri, örnek müşteri kayıtları, referans listeleri, test verileri, sunum ekleri
Hukuki sebep ve not: Gerçek veri yerine temsilî veri kullanılır; zorunlu hâllerde maskeleme uygulanır.
Kullanıcı deneyimi araştırma verisi
Kullanılabilirlik testi kayıtları, katılımcı iletişim bilgileri, ekran kayıtları, geri bildirim notları
Hukuki sebep ve not: Katılım gönüllüdür; kayıt için ayrı rıza alınır ve analiz sonrası imha edilir.
Dış kaynak ve tedarikçi verisi
Freelance tasarımcı iletişim ve ödeme bilgileri, ajans yetkilileri, matbaa ve prodüksiyon irtibat kayıtları
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası; veri işleyen sıfatı ve gizlilik taahhüdü ayrıca kurulur.
Hassas içerik barındıran görseller
Özel nitelikliSağlık temalı çekimlerdeki kişiler, engellilik görünür olan görüntüler, dinî veya etnik temsil içeren kareler
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli veri işleme sonucu doğurabilir; kullanım için ayrı ve açık rıza şarttır.
Çözüm Kapsamı
Program görsel izin düzenini kurar, tasarım dosyalarındaki gerçek veriyi temizler ve dış kaynak zincirini sözleşmeye bağlar.
Görsel kullanım rıza seti
Çalışan, katılımcı, müşteri ve model için ayrı rıza formları hazırlanır; amaç, mecra ve süre alanları standartlaştırılır.
Arşiv envanteri ve etiketleme
Mevcut görsel arşivi izin durumuna göre sınıflandırılır; belgesiz görseller kullanım havuzundan çıkarılır.
Temsilî veri standardı
Mockup ve sunumlarda kullanılacak temsilî isim, adres ve ekran seti oluşturulur; gerçek veri kullanımı yasaklanır.
Freelance ve ajans sözleşmeleri
Dış tasarımcı, ajans, prodüksiyon ve matbaa için veri işleyen ve gizlilik sözleşme paketi kurulur.
Bulut araç değerlendirmesi
Kullanılan tasarım ve dosya paylaşım araçlarının veri akışı, saklama ve aktarım şartları incelenir.
Yayın öncesi kontrol noktası
Kişi görüntüsü içeren her yayın için izin belgesi kontrolü zorunlu hâle getirilir; kontrol listesi akışa eklenir.
Sahada En Sık Karşılaştığımız Tablo
- Üç yıl önceki etkinlik fotoğrafları yeni kampanyada izin sorgulanmadan kullanılıyor.
- Tanıtım filminde yer alan çalışan işten ayrıldı, video hâlâ yayında.
- Mockup görsellerinde gerçek müşteri adları ve sipariş numaraları görünüyor.
- Freelance tasarımcıya ham çekim arşivi gizlilik sözleşmesi olmadan gönderilmiş.
- Tasarım dosyaları yurt dışı sunuculu bir bulut aracında tutuluyor, sözleşme yok.
- Görsel arşivinde hangi karenin izni var hangisinin yok kimse bilmiyor.
Uygulama Süreci
Birim keşfi ve kapsam
Çekim ve üretim akışı, görsel arşivi, kullanılan tasarım araçları ve dış kaynak zinciri incelenerek tasarım veri haritası çıkarılır.
Süreç ve veri envanteri kesiti
Birimin yürüttüğü her faaliyet; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, erişim yetkisi ve aktarım kırılımıyla kurumsal envantere işlenir.
Boşluk analizi ve önceliklendirme
Mevcut uygulama mevzuatla karşılaştırılır; bulgular ihlal olasılığı ve etkisine göre sıralanır, birim yöneticisiyle sahibi atanır.
Belge ve akış devreye alma
Aydınlatma metni, rıza akışı, sözleşme maddeleri, yetki matrisi ve prosedürler birimin günlük iş akışına gömülerek uygulamaya alınır.
Rol bazlı eğitim ve sürdürme
Birime kendi örnekleriyle eğitim verilir; periyodik gözden geçirme, yeni araç onayı ve değişiklik bildirimi takvimi devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Departmanın veri işleme envanteri kesiti ve veri akış haritası
- Birime özel saklama ve imha süreleri tablosu
- Rol bazlı erişim yetki matrisi ve yetki gözden geçirme takvimi
- Departmanın kullandığı tedarikçiler için veri işleyen sözleşme seti
- İlgili kişi başvurusu geldiğinde birimin izleyeceği yanıt akışı
- Birime özel KVKK farkındalık eğitimi ve hızlı başvuru kartı
- Çalışan, katılımcı ve model için görsel kullanım rıza formu seti
- Görsel arşivi izin envanteri ve etiketleme rehberi
- Mockup ve sunumlar için temsilî veri standardı
- Freelance tasarımcı ve ajans gizlilik + veri işleyen sözleşme paketi
- Yayın öncesi görsel izin kontrol listesi
Kimler İçin Uygun?
Kurum içi tasarım ekipleri
Görsel, video ve sunum üreten, arşiv yöneten yaratıcı birimler.
Reklam ve yaratıcı ajanslar
Müşterileri adına çekim ve tasarım üreten, veri işleyen sıfatındaki kuruluşlar.
Ürün ve arayüz tasarımı ekipleri
Kullanılabilirlik testi yürüten, gerçek ekran ve veri örnekleriyle çalışan ekipler.
Prodüksiyon ve içerik üreticileri
Çekim yapan, model ve oyuncu çalıştıran, arşiv teslim eden yapılar.
İlgili Hizmetler
Bu departman programı, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin birime uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Departmanlar
Aynı veri akışını paylaşan ya da bu birimin süreçlerine komşu olan departmanların uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Görsel arşivinizi izin durumuna göre ayrıştıralım
Çekim akışınızı, arşivinizi ve dış kaynak zincirinizi paylaşın; ücretsiz ön görüşmede yayında olan riskli materyalleri birlikte tespit edelim.
