İzinsiz kişi görselleri
Etkinlik fotoğrafları, çalışan portreleri ve müşteri görüntülerinin izin belgesi olmadan tanıtımda kullanılması en yaygın ihlaldir.
Departman · Departmana Özel KVKK Çözümü
Tasarım ve Yaratıcı Hizmetler Departmanına Özel KVKK Çözümleri
Tasarım biriminin ürettiği her görsel bir kişiyi taşıyabilir: çalışanın yüzü, müşterinin ekran görüntüsü, etkinlikteki katılımcı. Uyum burada tek bir soruda toplanır — bu görüntüyü kullanmak için elinizde ne var?
Kısa cevap
Tasarım ve yaratıcı hizmetler biriminde KVKK uyumu, görüntü ve ses üzerinden kurulur. Kişinin fotoğrafı, videosu ve sesi kişisel veridir; tanıtım amacıyla kullanılabilmesi için amacı, mecrayı ve süreyi belirten yazılı bir rıza gerekir. İkinci risk alanı, tasarım dosyalarının içine giren gerçek verilerdir: mockup'lardaki müşteri ekran görüntüleri, örnek sipariş listeleri, referans dosyalarındaki isimler. Üçüncüsü ise dış kaynak zinciridir; freelance tasarımcı, ajans, matbaa ve bulut tasarım araçları kişisel veriyi kurum dışına taşır ve her biri sözleşmeye bağlanmalıdır.
Tasarımda KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Yaratıcı süreç doğası gereği hızlıdır ve dosyalar çok sayıda elden geçer. Bir etkinlikte çekilen yüzlerce fotoğraf, bir tanıtım filmi için kaydedilen çalışan röportajları, bir sunum için alınan gerçek ekran görüntüleri hiçbir envantere girmeden arşive düşer. Sonra bu arşivden yıllar sonra bir görsel seçilip yeni bir kampanyada kullanılır — oysa fotoğraftaki kişi çoktan işten ayrılmış, izin ise hiç alınmamıştır. Bu birimde uyum, arşivin kendisini ve arşive giriş kurallarını düzenlemekle kurulur.
Süresiz ve kapsamsız izinler
"Fotoğrafımı kullanabilirsiniz" biçimindeki genel onaylar; mecra, süre ve amaç belirtmediği için geçerli bir rıza sayılmaz.
Tasarım dosyalarındaki gerçek veri
Mockup ve sunumlarda kullanılan gerçek müşteri ekran görüntüleri, sipariş listeleri ve isimler dosyayla birlikte dolaşır.
Freelance ve ajans aktarımları
Dış tasarımcılara gönderilen ham dosyalar, çekim arşivleri ve müşteri listeleri sözleşmesiz aktarıldığında zincir kopar.
Bulut tasarım araçları
Çevrim içi tasarım ve dosya paylaşım araçları veri işleyendir; yurt dışı sunucular ek aktarım şartı doğurur.
Denetimsiz görsel arşivi
Yıllar içinde biriken çekim arşivi kimin izni var kimin yok bilinmeden kullanıldığında geçmiş riskler yeniden canlanır.
Tasarım Departmanında İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım, üretim, arşiv ve dış kaynak süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Her kalem için izin belgesi ve kullanım süresi ayrıca kayda geçirilir.
Kişi görüntü ve ses kayıtları
Çalışan portreleri, tanıtım filmi çekimleri, etkinlik fotoğrafları, röportaj ses kayıtları, seslendirme kayıtları
Hukuki sebep ve not: Açık rıza; amaç, mecra ve süre belirtilir, rıza geri alınabilir ve kayıt yayından kaldırılabilir olmalıdır.
Model ve oyuncu dosyaları
Ajans model bilgileri, kimlik ve sözleşme kayıtları, ödeme bilgileri, çekim izin formları
Hukuki sebep ve not: Sözleşme ve açık rıza birlikte kurulur; kullanım hakkı süresi izinle uyumlu olmalıdır.
Tasarım dosyası içerikleri
Mockup ekran görüntüleri, örnek müşteri kayıtları, referans listeleri, test verileri, sunum ekleri
Hukuki sebep ve not: Gerçek veri yerine temsilî veri kullanılır; zorunlu hâllerde maskeleme uygulanır.
Kullanıcı deneyimi araştırma verisi
Kullanılabilirlik testi kayıtları, katılımcı iletişim bilgileri, ekran kayıtları, geri bildirim notları
Hukuki sebep ve not: Katılım gönüllüdür; kayıt için ayrı rıza alınır ve analiz sonrası imha edilir.
Dış kaynak ve tedarikçi verisi
Freelance tasarımcı iletişim ve ödeme bilgileri, ajans yetkilileri, matbaa ve prodüksiyon irtibat kayıtları
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası; veri işleyen sıfatı ve gizlilik taahhüdü ayrıca kurulur.
Hassas içerik barındıran görseller
Özel nitelikliSağlık temalı çekimlerdeki kişiler, engellilik görünür olan görüntüler, dinî veya etnik temsil içeren kareler
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli veri işleme sonucu doğurabilir; kullanım için ayrı ve açık rıza şarttır.
Çözüm Kapsamı
Program görsel izin düzenini kurar, tasarım dosyalarındaki gerçek veriyi temizler ve dış kaynak zincirini sözleşmeye bağlar.
Görsel kullanım rıza seti
Çalışan, katılımcı, müşteri ve model için ayrı rıza formları hazırlanır; amaç, mecra ve süre alanları standartlaştırılır.
Arşiv envanteri ve etiketleme
Mevcut görsel arşivi izin durumuna göre sınıflandırılır; belgesiz görseller kullanım havuzundan çıkarılır.
Temsilî veri standardı
Mockup ve sunumlarda kullanılacak temsilî isim, adres ve ekran seti oluşturulur; gerçek veri kullanımı yasaklanır.
Freelance ve ajans sözleşmeleri
Dış tasarımcı, ajans, prodüksiyon ve matbaa için veri işleyen ve gizlilik sözleşme paketi kurulur.
Bulut araç değerlendirmesi
Kullanılan tasarım ve dosya paylaşım araçlarının veri akışı, saklama ve aktarım şartları incelenir.
Yayın öncesi kontrol noktası
Kişi görüntüsü içeren her yayın için izin belgesi kontrolü zorunlu hâle getirilir; kontrol listesi akışa eklenir.
Sahada En Sık Karşılaştığımız Tablo
- Üç yıl önceki etkinlik fotoğrafları yeni kampanyada izin sorgulanmadan kullanılıyor.
- Tanıtım filminde yer alan çalışan işten ayrıldı, video hâlâ yayında.
- Mockup görsellerinde gerçek müşteri adları ve sipariş numaraları görünüyor.
- Freelance tasarımcıya ham çekim arşivi gizlilik sözleşmesi olmadan gönderilmiş.
- Tasarım dosyaları yurt dışı sunuculu bir bulut aracında tutuluyor, sözleşme yok.
- Görsel arşivinde hangi karenin izni var hangisinin yok kimse bilmiyor.
Uygulama Süreci
Birim keşfi ve kapsam
Çekim ve üretim akışı, görsel arşivi, kullanılan tasarım araçları ve dış kaynak zinciri incelenerek tasarım veri haritası çıkarılır.
Süreç ve veri envanteri kesiti
Birimin yürüttüğü her faaliyet; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, erişim yetkisi ve aktarım kırılımıyla kurumsal envantere işlenir.
Boşluk analizi ve önceliklendirme
Mevcut uygulama mevzuatla karşılaştırılır; bulgular ihlal olasılığı ve etkisine göre sıralanır, birim yöneticisiyle sahibi atanır.
Belge ve akış devreye alma
Aydınlatma metni, rıza akışı, sözleşme maddeleri, yetki matrisi ve prosedürler birimin günlük iş akışına gömülerek uygulamaya alınır.
Rol bazlı eğitim ve sürdürme
Birime kendi örnekleriyle eğitim verilir; periyodik gözden geçirme, yeni araç onayı ve değişiklik bildirimi takvimi devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Departmanın veri işleme envanteri kesiti ve veri akış haritası
- Birime özel saklama ve imha süreleri tablosu
- Rol bazlı erişim yetki matrisi ve yetki gözden geçirme takvimi
- Departmanın kullandığı tedarikçiler için veri işleyen sözleşme seti
- İlgili kişi başvurusu geldiğinde birimin izleyeceği yanıt akışı
- Birime özel KVKK farkındalık eğitimi ve hızlı başvuru kartı
- Çalışan, katılımcı ve model için görsel kullanım rıza formu seti
- Görsel arşivi izin envanteri ve etiketleme rehberi
- Mockup ve sunumlar için temsilî veri standardı
- Freelance tasarımcı ve ajans gizlilik + veri işleyen sözleşme paketi
- Yayın öncesi görsel izin kontrol listesi
Kimler İçin Uygun?
Kurum içi tasarım ekipleri
Görsel, video ve sunum üreten, arşiv yöneten yaratıcı birimler.
Reklam ve yaratıcı ajanslar
Müşterileri adına çekim ve tasarım üreten, veri işleyen sıfatındaki kuruluşlar.
Ürün ve arayüz tasarımı ekipleri
Kullanılabilirlik testi yürüten, gerçek ekran ve veri örnekleriyle çalışan ekipler.
Prodüksiyon ve içerik üreticileri
Çekim yapan, model ve oyuncu çalıştıran, arşiv teslim eden yapılar.
İlgili Hizmetler
Bu departman programı, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin birime uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Departmanlar
Aynı veri akışını paylaşan ya da bu birimin süreçlerine komşu olan departmanların uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Gerekir. Kişinin görüntüsü kişisel veridir ve tanıtım amacıyla yayımlanması, iş sözleşmesinin ifası kapsamında değerlendirilemez. Bu nedenle açık rıza aranır. Rızanın geçerli olabilmesi için gönüllü olması, hangi mecralarda ve ne kadar süreyle kullanılacağının somut biçimde belirtilmesi ve her zaman geri alınabileceğinin bildirilmesi gerekir. Çalışan-işveren ilişkisindeki bağımlılık nedeniyle rızanın özgür iradeye dayanıp dayanmadığı ayrıca tartışılır; bu yüzden katılım gönüllü tutulmalı, reddeden çalışan için olumsuz bir sonuç doğmamalıdır. Çalışan ayrıldığında görselin ne olacağı da baştan yazılmalıdır.
Genel görünüm veren, belirli bir kişiyi öne çıkarmayan kalabalık kareleri için girişte yapılan görünür bir bilgilendirme ve itiraz imkânı sunulması yaygın ve savunulabilir bir uygulamadır. Buna karşılık bir kişinin yüzünün net biçimde ayırt edildiği, portre niteliğindeki kareler ile bu karelerin reklam ve tanıtımda kullanılması ayrı bir rıza gerektirir. Uygulanabilir düzen şudur: etkinlik girişinde çekim yapılacağına dair açık bildirim, çekim yapılmayan bir alan seçeneği, portre kareler için yerinde imzalanan kısa bir izin formu ve arşivde bu iki grubun ayrı etiketlenmesi.
Gerçek müşteri verisi içeren ekran görüntüleri, içindeki isim, e-posta, sipariş ve tutar bilgileriyle birlikte kişisel veri taşır; tanıtım materyalinde kullanılması amaç dışıdır. Doğru yöntem, temsilî veriyle hazırlanmış demo ortamları kullanmaktır. Gerçek ekran zorunluysa tüm tanımlayıcı alanlar maskelenmeli, maskeleme görsel üzerine bulanıklık eklenerek değil verinin kendisi değiştirilerek yapılmalıdır; bulanıklaştırma bazı hâllerde geri alınabilir. Ayrıca müşterinin markası görünüyorsa referans olarak kullanım için ayrıca izin alınmalıdır.
Freelance tasarımcı, sizin talimatınızla ve sizin belirlediğiniz amaçla veri işlediği ölçüde veri işleyendir; bu ilişki yazılı bir sözleşmeye bağlanmalıdır. Sözleşmede aktarılan veri kategorileri, kullanım amacı, saklama süresi, alınacak güvenlik tedbirleri, işin bitiminde dosyaların iade veya imha edileceği ve alt yükleniciye devrin koşulları yer almalıdır. Buna gizlilik taahhüdü de eklenir. Ayrıca aktarılan dosya asgariye indirilmeli: tüm çekim arşivi yerine yalnızca ilgili kareler, tüm müşteri listesi yerine yalnızca gerekli alanlar gönderilmelidir.
Kullanımı yasak değildir, ancak yönetilmesi gerekir. Bu araçlar dosyalarınızı kendi sunucularında saklar; dolayısıyla dosyalarınızda kişisel veri varsa sağlayıcı veri işleyen konumundadır ve sözleşmeye bağlanmalıdır. Sunucular yurt dışındaysa KVKK'nın aktarım rejimine uygun bir dayanak gerekir. Ayrıca paylaşım bağlantılarının herkese açık olarak oluşturulması, ekip dışı kişilerin dosyalara erişebilmesi ve ayrılan çalışanların hesaplarının kapatılmaması pratikte en sık görülen zafiyetlerdir. Araç seçiminden önce veri akışının yazılı olarak değerlendirilmesi, sonrasında paylaşım ve yetki kurallarının tanımlanması gerekir.
Öncelikle kullanımı durdurun: izin durumu belirsiz görseller yeni yayınlarda kullanılmamalıdır. Ardından arşivi sınıflandırın; izin belgesi bulunan, bulunmayan ve kişi içermeyen olmak üzere üç gruba ayırın. Halen yayında olan ve izni bulunmayan materyaller için ya ilgili kişiden geriye dönük izin alın ya da yayından kaldırın. Kişiye ulaşılamıyorsa kaldırma tercih edilmelidir. Son olarak bu durumun tekrarlanmaması için yayın öncesi izin kontrolünü akışa zorunlu bir adım olarak ekleyin ve arşive giren her yeni materyalin izin belgesiyle birlikte etiketlenmesini kural hâline getirin.
Görsel arşivinizi izin durumuna göre ayrıştıralım
Çekim akışınızı, arşivinizi ve dış kaynak zincirinizi paylaşın; ücretsiz ön görüşmede yayında olan riskli materyalleri birlikte tespit edelim.
