İYS Onayı Olmadan Gönderilen SMS ve E-postalar: Pazarlama Ekipleri İçin Risk Rehberi

Kampanya Takviminde Görünmeyen Risk

Pazarlama ekipleri için bir SMS kampanyası genellikle birkaç tıklamalık bir iştir: liste yüklenir, metin yazılır, gönderim zamanlanır. Hukuki risk ise çoğu zaman bu birkaç tıklamanın öncesinde, alıcıların nasıl ve hangi kanaldan izin verdiğinde gizlidir. İYS izni bulunmayan bir alıcıya gönderilen tek bir tanıtım mesajı bile şikâyete ve idari yaptırıma konu olabilir.

Bu yazıda ticari elektronik iletinin sınırlarını, İleti Yönetim Sistemi'nin (İYS) işleyişini, 6563 sayılı Kanun ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) kesiştiği noktaları, ret hakkını ve ajansların sorumluluğunu ele alıyoruz. Yazının sonunda kampanya öncesinde kullanılabilecek bir kontrol listesi yer alıyor.

Ticari elektronik ileti nedir, ne değildir?

Ticari elektronik iletiler, 05.11.2014 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'te düzenlenir. Yönetmelik, telefon, çağrı merkezi, faks, otomatik arama makinesi, e-posta ve kısa mesaj gibi araçlarla elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçla gönderilen iletileri bu kapsamda sayar.

Belirleyici olan kanal değil, iletinin amacıdır. İndirim duyurusu, yeni ürün tanıtımı, kampanya daveti ve markayı hatırlatan kutlama mesajları genellikle ticari amaç taşır. Buna karşılık Yönetmelik bazı iletiler için önceden onay aranmayacağını açıkça belirtir:

Mevcut ilişkiye dair bildirimler: devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satış ve teslimat gibi durumlara ilişkin bildirimler. Ancak bu bildirimlerde herhangi bir mal veya hizmet özendirilemez veya tanıtılamaz.

Kullanım ve bakım iletileri: alıcı iletişim bilgisini kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla vermişse, temin edilen mal veya hizmetlere ilişkin değişiklik, kullanım ve bakıma yönelik iletiler.

Tacir ve esnaf alıcılar: tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen iletiler için önceden onay zorunlu değildir; ancak bu alıcılar ret hakkını kullanırsa onay alınmadan gönderim yapılamaz.

Pratikte en sık sorun, bilgilendirme iletisinin içine tanıtım eklenmesidir. Kargo bildirimi SMS'inin sonuna eklenen tek satırlık bir indirim kodu, iletiyi onay gerektiren bir ticari iletiye dönüştürebilir.

İYS kaydı ve onay yönetimi

İleti Yönetim Sistemi (İYS), ticari elektronik ileti onaylarının kaydedildiği, ret taleplerinin yönetildiği ve şikâyetlerin ön incelemesinin yapıldığı merkezi sistemdir. Yönetmelik'te 04.01.2020 tarihinde yapılan değişiklikle İYS zorunlu hâle geldi. Bu değişikliğe göre İYS dışında alınan onaylar üç iş günü içinde sisteme kaydedilir ve aracı hizmet sağlayıcılar gönderimden önce onayı İYS üzerinden kontrol eder. Alıcılar da onaylarını doğrudan İYS üzerinden görüntüleyip geri alabilir.

Onayın geçerli olması için Yönetmelik şu şartları arar:

İçerik: onayda alıcının ticari ileti almayı kabul ettiğine dair olumlu irade beyanı, adı soyadı ve elektronik iletişim adresi yer alır.

Önceden işaretli kutu yok: onay metninde olumlu irade beyanı önceden seçilmiş olarak yer alamaz.

Ön şart yasağı: ticari ileti onayı, mal veya hizmetin sunulması için ön şart olarak ileri sürülemez.

Onay istemek için ileti gönderilemez: alıcının elektronik iletişim adresine ticari ileti gönderilerek onay talep edilemez.

İspat: onayın alındığını ispat yükü hizmet sağlayıcıya aittir.

Pazarlama ekipleri için pratik sonuç şudur: CRM'de “izinli” görünen bir kayıt, İYS'de karşılığı yoksa gönderim için yeterli değildir. Kaynak sistemlerle İYS arasındaki senkronizasyon düzenli olarak kontrol edilmelidir.

KVKK ile 6563 sayılı Kanun'un kesiştiği noktalar

Bir telefon numarası veya e-posta adresi, kişiyi belirlenebilir kılıyorsa kişisel veridir. Bu nedenle aynı kampanya iki ayrı mevzuat açısından değerlendirilir: 6563 sayılı Kanun iletinin gönderilip gönderilemeyeceğini, KVKK ise iletişim verisinin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple toplanıp işlendiğini düzenler. 6563 sayılı Kanun'daki kişisel verilerin korunmasına ilişkin 10. madde 2022 yılında 7416 sayılı Kanun'la yürürlükten kaldırılmıştır; iletişim verisinin işlenmesinde KVKK'nın genel hükümleri uygulanır.

İki rejim birbirinin yerine geçmez. İYS onayı alınmış olması, verinin toplanması sırasında KVKK'nın 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğünü karşılamaz. Tersine, KVKK açısından hukuka uygun toplanmış bir iletişim verisi de İYS onayı olmadan ticari ileti gönderimine dayanak olmaz. Onay formlarında bu iki metnin ayrı tutulması, ilgili kişinin neye izin verdiğini açıkça görmesini sağlar.

Aydınlatma ile açık rızanın sık karıştırılan farkını aydınlatma ve açık rıza uyarısı yazımızda, rıza metinlerinin geçerlilik şartlarını ise açık rıza metinleri yazımızda ele aldık.

Ret hakkı ve listeden çıkarma süreci

Alıcı, hiçbir gerekçe göstermeden ticari ileti almayı reddedebilir. Yönetmelik'e göre ret bildirimi, bildirimin yapıldığı iletişim kanalına ilişkin onayı geçersiz kılar. Ret imkânı gönderilen her iletide yer almalı ve ileti hangi kanaldan gönderildiyse ret de aynı kanaldan, kolay ve ücretsiz şekilde sağlanmalıdır.

Hizmet sağlayıcı, ret talebinin kendisine ulaşmasından itibaren üç iş günü içinde gönderimi durdurur. Bu süre, birden fazla gönderim platformu veya ajans kullanan şirketlerde sık aşılır. Bir kanaldan gelen ret talebinin tüm gönderim araçlarına ve İYS'ye zamanında yansıması için tek bir “ret kaydı” sahibi belirlenmesi önerilir.

Ret hakkını kullanan alıcıya, hizmet sağlayıcının tabi olduğu mevzuata göre gönderilmesi zorunlu bildirimlerin yapılması engellenmez. Ancak bu bildirimlere tanıtım eklenmemesi gerekir.

Ajans ve toplu gönderim platformu sorumluluğu

Yönetmelik, iletiyi kendi adına gönderen şirketi “hizmet sağlayıcı”, gönderim altyapısını sağlayan tarafı “aracı hizmet sağlayıcı” olarak tanımlar. Hizmet sağlayıcı iletileri kendisi gönderebileceği gibi aracı hizmet sağlayıcılar vasıtasıyla da gönderebilir; ancak onayın alındığını ispat yükü hizmet sağlayıcıdadır. Gönderimi bir ajansa veya toplu SMS platformuna devretmek bu yükü ortadan kaldırmaz.

Yönetmelik ayrıca aracı hizmet sağlayıcının başkaları adına, onların mal ve hizmetlerini tanıtmak amacıyla ticari ileti göndermek için onay alamayacağını düzenler. Bu hüküm, ajansın “kendi izinli listesine” gönderim teklifleri karşısında dikkatli olunması gerektiğini gösterir.

KVKK açısından da gönderim platformu çoğu durumda şirket adına veri işleyen konumundadır. Bu nedenle sözleşmede verinin yalnızca talimat doğrultusunda işleneceği, güvenlik önlemleri, alt işleyenler, yurt dışı sunucu kullanımı ve iş bitiminde verinin iadesi veya silinmesi açıkça düzenlenmelidir.

Kampanya öncesi kontrol listesi

Her kampanya gönderiminden önce aşağıdaki soruların yanıtlanması, en sık görülen hataları önler: Bu kontrol listesi farkındalık amacıyla hazırlanmıştır ve hukuki değerlendirmenin yerini tutmaz. Somut olay özelinde hukuki değerlendirme alınmalıdır.

Sonuç ve sonraki adım

İYS izni, pazarlama ekiplerinin her gönderimden önce yanıtlaması gereken ilk sorudur; ancak tek soru değildir. İletinin ticari olup olmadığı, onayın doğru kanalda ve geçerli şekilde alınıp alınmadığı, ret taleplerinin zamanında uygulanıp uygulanmadığı ve iletişim verisinin KVKK'ya uygun toplanıp toplanmadığı birlikte değerlendirilmelidir. Ajans veya platform kullanılması, ispat yükünü şirketin üzerinden kaldırmaz.

İlk adım olarak son kampanyanızın listesini İYS kayıtlarıyla karşılaştırmak, riskin boyutunu hızlıca gösterir. KVKK tarafındaki yaptırımlar için 2026 idari para cezaları yazımıza, pazarlama süreçlerinin genel KVKK çerçevesi için departman sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular