Ev adresi ve yerleşim bilgisi
Teslimat ve montaj için toplanan adres, kat, asansör durumu ve evde bulunma saati bilgisi; kişinin yaşam alanına dair hassas bir profil oluşturur ve zincirin her halkasına yayılır.
Sektör · Sektörel KVKK Çözümü
Mobilya Sektörüne Özel KVKK Çözümleri
Mobilyada satış, müşterinin evine girmekle tamamlanır. Adres, kat planı, eve giriş saati ve montaj fotoğrafları alışıldık ticari verilerden çok daha hassastır; bayi ve montaj ağı boyunca bu veriyi kontrol altında tutan bir düzen kuruyoruz.
Kısa cevap
Mobilya sektöründe KVKK riskinin merkezi, satış sonrası hizmet zinciridir. Ölçü alma, teslimat ve montaj süreçlerinde müşterinin ev adresi, kat ve daire bilgisi, evde bulunma saatleri ve çoğu zaman iç mekân fotoğrafları işlenir. Bu veriler bayi, nakliyeci ve montaj ekibi gibi çoğu bağımsız işletme olan üçüncü taraflara aktarılır. Uyum programının asıl işi, bu zincirdeki her halkanın hukuki sıfatını belirlemek ve veri akışını yazılı sözleşmeye bağlamaktır.
Mobilya Sektöründe KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Bir mobilya siparişinde veri, tek bir şirketin sınırları içinde kalmaz. Marka, bayi, nakliyeci ve montaj ekibi aynı müşteri kaydını sırayla kullanır. Bu halkaların çoğu ayrı tüzel kişiliktir ve aralarındaki veri akışı genellikle WhatsApp mesajı ya da basılı sevk irsaliyesi düzeyinde kalır. Denetimde en çok sorgulanan nokta, bu akışın hiçbir yerde yazılı olmamasıdır.
İç mekân fotoğrafları
Ölçü alma ve montaj sonrası çekilen fotoğraflar müşterinin evinin içini gösterir. Bu görsellerin montajcının kişisel telefonunda kalması yaygın ve yüksek riskli bir uygulamadır.
Bayi ağında sorumluluk belirsizliği
Franchise ve yetkili bayi yapılarında müşteri kaydının kime ait olduğu çoğu zaman tanımsızdır. Marka ve bayi arasındaki sıfat belirlenmeden ne aydınlatma ne de başvuru karşılama doğru kurulabilir.
Taksit ve finansman verisi
Mağaza içi taksitlendirme, senetli satış ve tüketici kredisi yönlendirmelerinde gelir beyanı ve kimlik belgesi kopyası işlenir; kimlik fotokopisinin gereksiz saklanması sık rastlanan açıktır.
Showroom kameraları
Mağaza kameralarının kasa ve deneme alanlarını kapsaması, güvenlik amacını aşan bir izlemeye dönüşebilir; ayrıca personel performans takibinde kullanılması ayrı bir ihlaldir.
WhatsApp üzerinden operasyon
Sipariş ve montaj koordinasyonunun kişisel WhatsApp hatlarından yürütülmesi; verinin kurumsal kontrol dışına çıkması ve çalışan ayrıldığında veriyle birlikte gitmesi anlamına gelir.
Mobilya Sektöründe İşlenen Kişisel Veriler
Envanterin amacı, siparişin doğduğu andan montajın bittiği ana kadar verinin kaç elden geçtiğini görünür kılmaktır. Aşağıdaki kırılım sektörde tipik olarak karşılaştığımız kategorileri gösterir.
Sipariş ve müşteri kaydı
Ad soyad, telefon, e-posta, fatura adresi, sipariş içeriği, ödeme yöntemi
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası; fatura ve ticari defter yükümlülükleri saklama süresini belirler.
Teslimat ve montaj
Teslimat adresi, kat ve daire bilgisi, asansör durumu, randevu saati, kapı kodu, montaj notları
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası; nakliyeci ve montaj ekibine aktarım veri işleyen sözleşmesi gerektirir.
İç mekân görselleri
Ölçü alma fotoğrafları, montaj öncesi ve sonrası çekimler
Hukuki sebep ve not: Açık rıza veya sözleşmenin ifası; kurumsal sistemde toplanmalı, kişisel cihazda bırakılmamalıdır.
Finansman ve taksitli satış
Kimlik belgesi bilgileri, gelir beyanı, senet ve kefil bilgileri, kredi başvuru kaydı
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük ve sözleşme; kimlik belgesi fotokopisi yalnızca mevzuatın zorunlu tuttuğu hâlde saklanır.
Satış sonrası ve garanti
Garanti belgesi kaydı, arıza ve şikâyet bildirimleri, servis ziyaret geçmişi
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük; garanti süresi ve zamanaşımı saklama süresini belirler.
Bayi ve iş ortağı
Bayi yetkilisi iletişim bilgileri, satış temsilcisi performans kayıtları, eğitim katılım listeleri
Hukuki sebep ve not: Sözleşmesel ilişki; marka ile bayi arasındaki veri sorumlusu sıfatı ayrıca tanımlanır.
Çözüm Kapsamı
Program zinciri baştan sona takip eder: mağazada doğan kayıt, bayi sisteminden nakliyeciye, oradan montaj ekibine ulaşırken hangi noktada hangi tedbirin devreye gireceğini tanımlar.
Zincir boyu veri envanteri
Mağaza, çağrı merkezi, bayi, depo, nakliye ve montaj adımlarının tamamı tek bir veri akış haritasında birleştirilir.
Bayi ve iş ortağı sıfat analizi
Marka ile bayi arasındaki ilişki veri sorumlusu, ortak veri sorumlusu veya veri işleyen olarak sınıflandırılır; buna uygun sözleşme kurulur.
Aydınlatma ve rıza metinleri
Müşteri, aday çalışan, bayi personeli ve ziyaretçi için ayrı metinler; montaj fotoğrafı için ayrı bilgilendirme tasarlanır.
Saha iletişimi disiplini
Montaj ve teslimat koordinasyonu kişisel hatlardan kurumsal sisteme taşınır; fotoğraf ve adres verisi merkezî uygulamada tutulur.
Showroom kamera uyumu
Kayıt alanları, açılar, saklama süresi ve erişim yetkisi ölçülülük ilkesiyle yeniden düzenlenir ve belgelendirilir.
VERBİS kaydı ve güncelliği
Kayıt envanterle uyumlu biçimde yapılandırılır; bayi yapısındaki aktarımlar doğru beyan edilir.
Müşterinin Evi Kaç Kişinin Telefonunda?
- Sipariş fişindeki adres, bayi personeli, depo görevlisi, şoför ve montajcının telefonuna sırayla düşüyor.
- Montaj sonrası çekilen ev fotoğrafları, ekip WhatsApp grubunda kalıcı olarak duruyor.
- Taşeron montaj firmasıyla imzalanmış bir veri işleyen sözleşmesi bulunmuyor.
- Müşteri bilgi talebiyle başvurduğunda, kaydın bayide mi markada mı olduğu bilinmiyor.
- Teslimat tamamlandıktan sonra adres verisi hiçbir sistemden silinmiyor.
- Taksitli satış için alınan kimlik fotokopileri mağaza arka ofisinde klasörde bekletiliyor.
Uygulama Süreci
Keşif ve kapsam
Mağaza, bayi ve montaj operasyonu yerinde izlenir; bir siparişin doğuşundan montajın bitişine kadar verinin izlediği yol adım adım çıkarılır.
Veri envanteri
Tüm veri işleme faaliyetleri; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, alıcı grubu ve aktarım kırılımıyla çıkarılır.
Boşluk analizi
Mevcut durum mevzuatla karşılaştırılır; açıklar ihlal olasılığı ve etkisine göre önceliklendirilir.
Belgelendirme ve devreye alma
Politika, aydınlatma metni, sözleşme seti ve VERBİS adımları hazırlanıp uygulamaya alınır.
Eğitim ve sürdürme
İlgili ekiplere rol bazlı eğitim verilir; periyodik gözden geçirme takvimi kuruma devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Kişisel veri işleme envanteri ve veri akış haritası
- Kişisel veri saklama ve imha politikası ile periyodik imha takvimi
- Veri işleyen sözleşmesi ve gizlilik taahhütnamesi seti
- VERBİS kayıt dosyası ve güncelleme kılavuzu
- İlgili kişi başvurusu karşılama prosedürü ve yanıt şablonları
- Veri ihlali müdahale planı ve Kurul'a bildirim akışı
- Müşteri, bayi personeli, aday çalışan ve ziyaretçi aydınlatma metinleri
- Bayi ve franchise veri paylaşım protokolü şablonu
- Nakliye ve montaj firması veri işleyen sözleşmesi
- Montaj görseli toplama, saklama ve imha prosedürü
- Showroom kamera kayıt politikası
Kimler İçin Uygun?
Mobilya üreticileri ve markaları
Kendi bayi ağı üzerinden satış yapan, satış sonrası hizmeti merkezden koordine eden şirketler.
Mağaza zincirleri ve franchise'lar
Çok şubeli satış yapan, ortak CRM ve kampanya altyapısı kullanan perakendeciler.
Mutfak ve dolap üreticileri
Yerinde ölçü alma ve özel üretim yapan, müşteri evine düzenli giren işletmeler.
Nakliye ve montaj hizmet sağlayıcıları
Marka adına teslimat ve kurulum yapan, veri işleyen sıfatı taşıyan taşeron firmalar.
İlgili Hizmetler
Bu sektörel program, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin sektöre uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Sektörler
Benzer veri kategorilerini işleyen ya da aynı tedarik zincirinde yer alan sektörlerin uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Cevap bayinin ne kadar bağımsız hareket ettiğine bağlıdır. Bayi yalnızca markanın belirlediği amaç ve araçlarla, markanın sisteminde işlem yapıyorsa veri işleyendir. Kendi müşteri portföyünü kendi belirlediği amaçlarla kullanıyorsa bağımsız veri sorumlusudur. Franchise yapılarında çoğu zaman iki durum bir arada bulunur ve ortak veri sorumluluğu doğar. Sıfat belirlenmeden aydınlatma metni de başvuru karşılama akışı da doğru kurulamaz.
Montajın doğru yapıldığını belgeleyen ve garanti kapsamında saklanan görseller sözleşmenin ifası kapsamında değerlendirilebilir. Ancak fotoğrafın referans, sosyal medya veya eğitim amacıyla kullanılması ayrı bir amaçtır ve açık rıza gerektirir. Her hâlde görsellerin kurumsal bir sistemde toplanması, montajcının kişisel cihazında kalmaması ve belirlenmiş süre sonunda silinmesi gerekir.
Kimlik belgesinin görülerek doğrulanması ile fotokopisinin saklanması farklı şeylerdir. Mevzuatın açıkça zorunlu tutmadığı hâllerde belge kopyası saklanmamalı; gerekli olan kimlik bilgileri sisteme kaydedilmekle yetinilmelidir. Saklanması zorunluysa kan grubu, din bilgisi gibi alanların karartılması ve belgenin kilitli ortamda tutulması gerekir.
Evet. Montaj firması sizin belirlediğiniz amaçla müşteri adresi ve iletişim bilgisini işlediği için veri işleyendir ve KVKK yazılı sözleşmeyi zorunlu tutar. Sözleşme; verinin yalnızca iş için kullanılacağını, üçüncü kişiyle paylaşılmayacağını, iş bittikten sonra silineceğini ve ihlal hâlinde derhal bildirim yapılacağını açıkça düzenlemelidir.
Kamera güvenlik amacıyla kurulduysa izleme bu amaçla sınırlı kalmalıdır. Aynı görüntünün personelin çalışma temposunu ölçmek için kullanılması, çalışanın beklemediği ikinci bir amaçtır; ölçülülük testini geçmesi zordur ve iş hukuku açısından da ayrı sorun doğurur. Performans ölçümü gerekiyorsa görüntü dışında, daha az müdahaleci yöntemler tercih edilmelidir.
Farklı veriler farklı sürelere tabidir. Fatura ve ticari kayıtlar mevzuattaki saklama süresine, garanti kayıtları garanti süresi ve zamanaşımına bağlıdır. Buna karşılık kapı kodu, kat planı ve montaj fotoğrafı gibi yalnızca teslimat için gereken veriler iş tamamlandıktan kısa süre sonra silinmelidir. Saklama ve imha politikası bu ayrımı kalem kalem tanımlar.
Zincirin hangi halkasında veri kontrolden çıkıyor?
Bayi, nakliye ve montaj akışınızı paylaşın; ücretsiz ön görüşmede sözleşmesiz aktarımları ve gereksiz saklanan verileri birlikte tespit edelim.
