Teslimat kanıtı fotoğrafları
Kapı önü ve teslim anı fotoğrafları; konut içini, komşuları ve alıcının kendisini görüntüleyebilir. Bu görsellerin kuryenin kişisel telefonunda kalması yaygın ve yüksek riskli bir uygulamadır.
Sektör · Sektörel KVKK Çözümü
Lojistik Sektörüne Özel KVKK Çözümleri
Lojistikte veri sorumlusu çoğu zaman gönderici, veriyi taşıyan ise sizsiniz. Bu ayrım netleşmediğinde ne alıcının başvurusu karşılanabilir ne de teslimat fotoğrafının kime ait olduğu belli olur.
Kısa cevap
Lojistikte KVKK uyumunun çıkış noktası sıfat tespitidir. Kargo ve nakliye şirketi, göndericinin talimatıyla teslimatı gerçekleştirdiği ölçüde veri işleyendir; kendi çalışanı, kendi müşteri portföyü ve kendi güvenlik kayıtları bakımından ise veri sorumlusudur. Sektörün en somut ve en yaygın riski teslimat kanıtı uygulamalarıdır: kapı önü fotoğrafı, imza görüntüsü ve kimlik doğrulama kayıtları, teslimatın gerektirdiğinden çok daha fazla veri toplar ve çoğu zaman kuryenin kişisel cihazında kalır.
Lojistikte KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Lojistik şirketi kendi müşterisinden çok, müşterisinin müşterisinin verisini işler. Alıcı, taşıyıcıyla hiçbir sözleşme yapmamıştır ama adresi, telefonu, evde bulunma saati ve bazen kapı önü görüntüsü taşıyıcının sistemindedir. Buna acente, şube ve taşeron nakliyeci zinciri eklendiğinde, verinin kaç elden geçtiği ve kimin sorumlu olduğu hızla belirsizleşir.
Alıcı adres ve iletişim verisi
Teslimat için toplanan adres, kat, kapı kodu ve evde bulunma saati bilgisi; zincirin her halkasına yayılır ve teslimattan sonra da sistemlerde kalır.
Kurye ve şoför izleme
Konum takibi, teslimat süresi ölçümü ve sürüş davranışı skorları sürekli çalışan izlemesi üretir; mesai dışı izleme ölçülülük sorunu doğurur.
Sıfat belirsizliği
Gönderici ile taşıyıcı arasındaki ilişkinin veri işleyen mi aktarım mı olduğu tanımlanmadığında; alıcı başvurusunda taraflar birbirini işaret eder.
Depo ve terminal kameraları
Yükleme alanı kameraları hem çalışanları hem müşteri temsilcilerini sürekli kaydeder; dinlenme alanlarına sarkan açılar sık rastlanan hatadır.
Gümrük ve uluslararası belgeler
Beyanname, konşimento ve manifestolarda yetkili kişi, sürücü ve alıcı bilgileri yer alır; bunlar sınır ötesine aktarılır.
Lojistikte İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım gönderi yaşam döngüsü, saha operasyonu ve destek süreçlerinden doğan veri kategorilerini gösterir. Her kalem için sıfat (sorumlu / işleyen) ayrıca belirlenir.
Gönderi ve alıcı bilgileri
Gönderici ve alıcı ad soyad, telefon, teslimat adresi, kat ve kapı bilgisi, gönderi içeriği beyanı, kapıda ödeme kayıtları
Hukuki sebep ve not: Çoğu senaryoda veri işleyen sıfatı; göndericiyle yazılı sözleşme ve saklama süresi tanımı zorunludur.
Teslimat kanıtı
Teslim anı fotoğrafları, imza görüntüleri, kimlik doğrulama kayıtları, teslim alan kişi beyanı, teslimat saati
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası; görsel kapsamı daraltılır, kurumsal sistemde toplanır ve kısa sürede imha edilir.
Kurye ve şoför verisi
Ehliyet ve SRC belgeleri, konum ve rota kayıtları, takograf verileri, teslimat performans skorları, mola kayıtları
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük ve meşru menfaat; izleme mesai saatleriyle sınırlandırılır ve personele bildirilir.
Depo ve terminal
Kartlı geçiş kayıtları, kamera görüntüleri, araç plaka kayıtları, ziyaretçi ve sürücü giriş defteri
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat; kayıt alanları ve saklama süreleri ölçülülükle sınırlandırılır.
Gümrük ve uluslararası taşıma
Beyanname bilgileri, konşimento ve manifesto kayıtları, sürücü pasaport ve vize bilgileri, alıcı ülke belgeleri
Hukuki sebep ve not: Hukuki yükümlülük; yurt dışına aktarım rejimi ayrıca değerlendirilir.
Müşteri hizmetleri ve hasar
Çağrı merkezi ses kayıtları, şikâyet ve hasar dosyaları, tazminat talepleri, iade kayıtları
Hukuki sebep ve not: Sözleşme ve meşru menfaat; kayıtlarda bilgilendirme ve saklama süresi tanımlanır.
Çözüm Kapsamı
Program gönderi yaşam döngüsünü baştan sona izler: veri hangi noktada giriyor, kaç elden geçiyor, teslimattan sonra nerede kalıyor. Sıfat tespiti bu haritanın üzerine kurulur.
Gönderi yaşam döngüsü envanteri
Kabul, aktarma, dağıtım, teslimat ve satış sonrası adımları tek bir veri akış haritasında birleştirilir.
Sıfat tespiti ve sözleşme seti
Gönderici, acente, şube ve taşeron nakliyecilerle ilişkiler sınıflandırılır; veri işleyen sözleşmeleri hazırlanır.
Teslimat kanıtı politikası
Hangi durumda fotoğraf çekileceği, kadraj sınırı, kurumsal uygulamada toplanması ve saklama süresi tanımlanır.
Kurye izleme ölçülülük analizi
Konum takibi ve performans ölçümünün kapsamı, saklama süresi ve disiplin süreçlerinde kullanımı sınırlandırılır.
Depo kamera ve giriş kontrol uyumu
Kayıt alanları, açılar, saklama süreleri ve erişim yetkileri ölçülülük ilkesiyle yeniden düzenlenir.
VERBİS ve alıcı başvuru akışı
Kayıt envanterle uyumlu yapılandırılır; alıcının kime başvuracağı ve talebin nasıl karşılanacağı yazılı hâle getirilir.
Kapı Önü Fotoğrafı Kimin Telefonunda?
- Teslimat fotoğrafları kuryenin kişisel telefonunda kalıyor ve galeri yedeklemesiyle buluta çıkıyor.
- Kapı önü çekimlerinde komşu kapılar ve konut içi görünüyor.
- Teslimat tamamlandıktan sonra alıcının adres ve telefon bilgisi hiçbir sistemden silinmiyor.
- Gönderici ile aranızdaki ilişkinin veri işleyen mi aktarım mı olduğu sözleşmede tanımlı değil.
- Alıcı bilgi talebiyle başvurduğunda kime yönlendirileceği belirsiz.
- Kurye takip sistemi mola ve mesai dışı saatlerde de konum kaydetmeye devam ediyor.
Uygulama Süreci
Keşif ve kapsam
Kabulden teslimata kadar gönderi akışı sahada izlenir; kurye uygulaması, takip sistemi ve depo operasyonu yerinde incelenir.
Veri envanteri
Tüm veri işleme faaliyetleri; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, alıcı grubu ve aktarım kırılımıyla çıkarılır.
Boşluk analizi
Mevcut durum mevzuatla karşılaştırılır; açıklar ihlal olasılığı ve etkisine göre önceliklendirilir.
Belgelendirme ve devreye alma
Politika, aydınlatma metni, sözleşme seti ve VERBİS adımları hazırlanıp uygulamaya alınır.
Eğitim ve sürdürme
İlgili ekiplere rol bazlı eğitim verilir; periyodik gözden geçirme takvimi kuruma devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Kişisel veri işleme envanteri ve veri akış haritası
- Kişisel veri saklama ve imha politikası ile periyodik imha takvimi
- Veri işleyen sözleşmesi ve gizlilik taahhütnamesi seti
- VERBİS kayıt dosyası ve güncelleme kılavuzu
- İlgili kişi başvurusu karşılama prosedürü ve yanıt şablonları
- Veri ihlali müdahale planı ve Kurul'a bildirim akışı
- Gönderici, alıcı, kurye, çalışan ve ziyaretçi aydınlatma metinleri
- Gönderici ve taşeron nakliyeci veri işleyen sözleşmeleri
- Teslimat kanıtı çekim, saklama ve imha politikası
- Kurye ve şoför izleme politikası
- Depo ve terminal kamera kayıt politikası
Kimler İçin Uygun?
Kargo ve kurye şirketleri
Yüksek hacimli teslimat yapan, şube ve acente ağı işleten kuruluşlar.
Nakliye ve taşımacılık firmaları
Karayolu, denizyolu ve havayolu taşıması yapan, sürücü ve araç verisi yöneten şirketler.
Depo ve fulfillment operatörleri
e-ticaret sipariş hazırlığı yapan, müşteri adına alıcı verisi işleyen hizmet sağlayıcıları.
Gümrük müşavirliği ve forwarder'lar
Uluslararası belge süreçleri yürüten, sınır ötesi veri aktarımı yapan aracı kuruluşlar.
İlgili Hizmetler
Bu sektörel program, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin sektöre uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Sektörler
Benzer veri kategorilerini işleyen ya da aynı tedarik zincirinde yer alan sektörlerin uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Çoğu senaryoda gönderici veri sorumlusudur; taşıma sözleşmesini kuran ve alıcı bilgisini belirleyen odur. Taşıyıcı, teslimatı gerçekleştirmek üzere bu veriyi göndericinin talimatıyla işlediği ölçüde veri işleyendir. Ancak taşıyıcı kendi güvenlik kayıtları, kurye izleme sistemi ve hasar dosyaları bakımından bağımsız veri sorumlusudur. İki sıfat aynı ilişkide bir arada bulunur; sözleşmenin her ikisini de ayrı ayrı düzenlemesi ve alıcının başvurusunun hangi tarafta karşılanacağını belirlemesi gerekir.
Aykırı değildir; teslimatın gerçekleştiğini kanıtlamak meşru bir amaçtır. Sorun kapsamda ve saklamada çıkar. Fotoğraf yalnızca paketi ve teslim noktasını gösterecek şekilde kadrajlanmalı, konut içi ve komşu kapılar dışarıda kalmalı, mümkünse kişi görüntülenmemelidir. Görsel kurumsal uygulamada toplanmalı, kuryenin kişisel galerisine kaydedilmemeli ve itiraz süresi dolduğunda imha edilmelidir. Uygulamada en büyük risk, fotoğrafın kişisel telefonda kalıp bulut yedeklemesine çıkmasıdır.
Operasyon yönetimi ve gönderi takibi için konum takibi meşru menfaate dayanabilir. Ancak izleme iş amacıyla sınırlı kalmalı, mola ve mesai dışı dönemlerde kapatılmalı, personele açıkça bildirilmelidir. Teslimat süresi ve rota verisinden üretilen performans skorlarının disiplin süreçlerinde kullanılması ayrı bir amaçtır ve ayrıca gerekçelendirilmelidir. Çalışanın rızası, iş ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle tek başına güvenli bir dayanak sayılmaz.
Farklı kalemler farklı sürelere tabidir. Taşıma sözleşmesi ve fatura kayıtları ticari ve vergi mevzuatındaki sürelere, hasar ve tazminat dosyaları zamanaşımı süresine bağlıdır. Buna karşılık kapı kodu, evde bulunma saati ve teslimat fotoğrafı gibi yalnızca teslimat için gereken veriler, itiraz süresi geçtikten kısa süre sonra silinmelidir. Saklama ve imha politikası bu ayrımı kalem kalem tanımlamalı ve periyodik imha ile uygulanmalıdır.
Evet. Taşeron nakliyeci sizin talimatınızla alıcı verisi işlediği için veri işleyen konumundadır ve KVKK yazılı sözleşmeyi zorunlu kılar. Ayrıca çoğu durumda siz de göndericiye karşı veri işleyen olduğunuz için, alt yüklenici kullanımınızın göndericiye bildirilmesi ve çoğu zaman onayı gerekir. Sözleşme; verinin yalnızca iş için kullanılacağını, başka bir alt yükleniciye devredilemeyeceğini, iş bitiminde silineceğini ve ihlal hâlinde derhal bildirim yapılacağını düzenlemelidir.
Beyanname, konşimento ve manifestolarda yer alan yetkili kişi, sürücü ve alıcı bilgileri kişisel veridir ve bu belgelerin yabancı gümrük idareleri ile karşı taraf firmalara iletilmesi bir yurt dışına aktarımdır. Mevzuatın zorunlu kıldığı bildirimler hukuki yükümlülüğe dayanır; ancak bunun dışındaki paylaşımlar ayrıca değerlendirilmelidir. Envanter çalışmasında bu belgeler çoğu zaman gözden kaçar ve aydınlatma metinlerinde hiç yer almaz.
Gönderi akışınızda sorumluluğu netleştirelim
Gönderici sözleşmelerinizi, kurye uygulamanızı ve teslimat kanıtı düzeninizi paylaşın; ücretsiz ön görüşmede sıfat belirsizliğini ve gereksiz saklamayı birlikte çözelim.
