İşyeri hekimi dosyalarının İK'ya karışması
İşe giriş ve periyodik muayene raporlarının tamamının özlük dosyasında tutulması en yaygın hatadır; işverene bildirilecek olan yalnızca çalışma uygunluğu sonucudur.
Sektör · Sektörel KVKK Çözümü
Üretim ve İmalat Sektörüne Özel KVKK Çözümleri
İmalatta uyum, müşteri verisinden çok çalışan verisiyle ilgilidir. Vardiya, turnike, kamera ve işyeri hekimi kayıtları gün boyu birikir; hepsi aynı klasörde toplandığında denetimde en çok eleştirilen yapı ortaya çıkar.
Kısa cevap
Üretim ve imalat sektöründe KVKK uyumunun ağırlık merkezi çalışan verisidir. Bir fabrikada kişisel veri; personel devam kontrol sistemi, vardiya planları, turnike ve kamera kayıtları, işyeri hekimi dosyaları ve taşeron evrakları üzerinden birikir. Bu verilerin önemli bölümü iş sağlığı ve güvenliği mevzuatının zorunlu kıldığı, KVKK m.6 anlamında özel nitelikli sağlık verisidir. Uyum programının çekirdeği, mevzuat gereği toplanan bu veriyi doğru erişim sınırları içine yerleştirmektir.
Üretim ve İmalatta KVKK Neden Ayrı Yönetilmeli?
Bir üretim tesisinde kişisel veri, iş süreçlerinin doğal çıktısı olarak sürekli üretilir ve çoğu zaman tek bir İK klasöründe toplanır. Sorun verinin toplanması değil, hiç ayrıştırılmadan saklanmasıdır: sağlık raporu, disiplin dosyası, turnike kaydı ve performans notu aynı erişim düzeyinde durur. Buna taşeron zinciri ve endüstriyel sistem erişimleri eklendiğinde, standart bir ofis uyum programının karşılamadığı bir risk profili doğar.
PDKS ve vardiya kayıtları
Giriş-çıkış kayıtları, mola süreleri ve gecikmeler ayrıntılı bir davranış profili üretir; disiplin süreçlerinde sınırsız kullanımı ölçülülük sorunu doğurur.
Üretim alanı kameraları
Güvenlik ve kalite gerekçesiyle kurulan kameralar sürekli çalışan izlemesine dönüşebilir; soyunma odası ve dinlenme alanına sarkan açılar sık rastlanan hatadır.
Taşeron ve müteahhit zinciri
Bakım, temizlik, yemek ve nakliye firmalarının çalışanlarına ait kimlik, sağlık ve İSG belgeleri toplanır; bu akış çoğu tesiste sözleşmesizdir.
Endüstriyel sistem erişimleri
SCADA, MES ve ERP sistemlerine erişen kullanıcı hesapları ile yetki matrisleri; erişim kaydı tutulmadığında olay incelemesi ve hesap verebilirlik sağlanamaz.
Ar-Ge ve ticari sır kesişimi
Ar-Ge projelerinde çalışan personelin proje kayıtları hem ticari sır hem kişisel veridir; gizlilik taahhütleri ve erişim kaydı birlikte kurulmalıdır.
Üretim ve İmalatta İşlenen Kişisel Veriler
Aşağıdaki kırılım tesis içi süreçlerden doğan veri kategorilerini gösterir. Envanterin ilk çıktısı, hangi kaydın hangi erişim düzeyinde tutulması gerektiğinin belirlenmesidir.
İşyeri hekimi ve sağlık gözetimi
Özel nitelikliİşe giriş muayenesi, periyodik kontroller, işitme ve solunum testleri, çalışma uygunluğu kararı, iş kazası dosyaları
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli veri; işyeri hekimi sorumluluğunda ve sır saklama yükümlülüğü altında tutulur.
PDKS ve vardiya
Giriş-çıkış kayıtları, mola süreleri, fazla mesai, izin ve devamsızlık kayıtları, vardiya planları
Hukuki sebep ve not: Sözleşme ve hukuki yükümlülük; disiplin süreçlerinde kullanım kapsamı önceden tanımlanır.
Giriş kontrol ve kamera
Özel nitelikliTurnike ve kartlı geçiş kayıtları, biyometrik şablonlar, üretim alanı kamera görüntüleri, ziyaretçi defteri, araç plakaları
Hukuki sebep ve not: Biyometrik yöntem kullanılıyorsa özel nitelikli veri rejimi ve alternatif sunma şartı geçerlidir.
Taşeron ve tedarikçi personeli
Kimlik bilgileri, SGK işe giriş bildirgeleri, İSG eğitim sertifikaları, mesleki yeterlilik belgeleri, sağlık raporları
Hukuki sebep ve not: Talep eden tesis, kendi belirlediği amaç bakımından veri sorumlusudur; yazılı protokol şarttır.
Üretim ve kalite kayıtları
Operatör bazlı üretim ve fire kayıtları, kalite kontrol imzaları, makine kullanım logları, eğitim yetkinlik matrisi
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat; operatöre bağlanabilir performans verisinin saklama süresi sınırlandırılır.
Sistem erişimleri
SCADA, MES ve ERP kullanıcı hesapları, yetki matrisleri, erişim ve işlem logları, uzaktan bakım oturumları
Hukuki sebep ve not: Meşru menfaat ve hukuki yükümlülük; tedarikçi uzaktan erişimleri ayrıca sözleşmeye bağlanır.
Çözüm Kapsamı
Program, tesisin fiili işleyişi üzerine kurulur: sahada hangi kaydın kim tarafından tutulduğu izlenir, ardından mevzuatın gerektirdiği asgari düzene indirilir ve erişim yetkileri daraltılır.
Tesis ölçeğinde veri envanteri
İK, üretim, bakım, kalite, İSG, güvenlik ve BT süreçleri kaynak, hukuki sebep ve saklama süresi kırılımıyla çıkarılır.
Sağlık verisi erişim mimarisi
İşyeri hekimi ile İK arasındaki bilgi sınırı sistem düzeyinde kurulur; ayrı dosyalama ve kilitli erişim uygulanır.
Kamera ve giriş kontrol uyumu
Kayıt alanları, açılar, saklama süreleri ve izleme yetkisi ölçülülük ilkesiyle yeniden düzenlenir ve belgelendirilir.
Taşeron ve tedarikçi sözleşmeleri
Bakım, temizlik, yemek ve nakliye firmalarıyla ilişkiler sınıflandırılır; veri işleyen sözleşmeleri ve paylaşım protokolleri hazırlanır.
Aydınlatma ve rıza metinleri
Çalışan, aday, taşeron personeli, ziyaretçi ve tedarikçi için ayrı metinler; sahada uygulanabilir tabela tasarımı dâhil.
VERBİS kaydı ve güncelliği
Kayıt envanterle uyumlu yapılandırılır; özel nitelikli veri beyanları ve saklama süreleri doğrulanır.
Özlük Dosyasında Ne İşi Var?
- İşe giriş muayene raporunun tamamı özlük dosyasında, İK ekibinin tamamının erişimine açık.
- Turnike kayıtları mola sürelerini dakika dakika gösteriyor ve disiplin görüşmelerinde kullanılıyor.
- Üretim alanı kamerası dinlenme alanının kapısını da görecek açıda kurulmuş.
- Bakım firmasının uzaktan erişim hesabı proje bittikten sonra da açık kalmış.
- Taşeron personelinin kimlik fotokopileri güvenlik kulübesinde klasörde tutuluyor.
- İşten ayrılan çalışanın tüm kayıtları, hangi sürenin dolduğuna bakılmadan arşivde bekletiliyor.
Uygulama Süreci
Keşif ve kapsam
Tesis yerleşimi, üretim hatları, İK ve İSG işleyişi yerinde incelenir; hangi kaydın nerede tutulduğu saha turuyla doğrulanır.
Veri envanteri
Tüm veri işleme faaliyetleri; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, alıcı grubu ve aktarım kırılımıyla çıkarılır.
Boşluk analizi
Mevcut durum mevzuatla karşılaştırılır; açıklar ihlal olasılığı ve etkisine göre önceliklendirilir.
Belgelendirme ve devreye alma
Politika, aydınlatma metni, sözleşme seti ve VERBİS adımları hazırlanıp uygulamaya alınır.
Eğitim ve sürdürme
İlgili ekiplere rol bazlı eğitim verilir; periyodik gözden geçirme takvimi kuruma devredilir.
Teslim Edilecek Çıktılar
- Kişisel veri işleme envanteri ve veri akış haritası
- Kişisel veri saklama ve imha politikası ile periyodik imha takvimi
- Veri işleyen sözleşmesi ve gizlilik taahhütnamesi seti
- VERBİS kayıt dosyası ve güncelleme kılavuzu
- İlgili kişi başvurusu karşılama prosedürü ve yanıt şablonları
- Veri ihlali müdahale planı ve Kurul'a bildirim akışı
- Çalışan, aday, taşeron personeli ve ziyaretçi aydınlatma metinleri
- İşyeri hekimi dosyası erişim ve dosyalama protokolü
- Kamera ve kartlı geçiş sistemi kayıt politikası
- Taşeron ve tedarikçi veri paylaşım protokolü şablonu
- Sistem erişim yetkisi ve uzaktan bakım oturumu politikası
Kimler İçin Uygun?
Makine ve metal sanayi tesisleri
Vardiyalı çalışan, yoğun İSG yükümlülüğü bulunan orta ve büyük ölçekli üretim işletmeleri.
Plastik, ambalaj ve kauçuk üreticileri
Taşeron kullanımı yüksek, sürekli üretim yapan tesisler.
Beyaz eşya ve elektronik üreticileri
MES ve ERP entegrasyonu bulunan, operatör bazlı üretim takibi yapan fabrikalar.
Ar-Ge merkezi bulunan üreticiler
Ticari sır ile kişisel verinin iç içe geçtiği projeler yürüten kuruluşlar.
İlgili Hizmetler
Bu sektörel program, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin sektöre uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
İlgili Sektörler
Benzer veri kategorilerini işleyen ya da aynı tedarik zincirinde yer alan sektörlerin uyum sayfaları.
Sık Sorulan Sorular
Raporun tamamını tutamazsınız. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı sağlık gözetimi kayıtlarının işyeri hekimi tarafından ve sır saklama yükümlülüğü altında tutulmasını öngörür; işverene bildirilecek olan çalışanın söz konusu işte çalışmaya uygun olup olmadığıdır. Teşhis, tetkik sonucu ve hekim notu İK dosyasına girmemelidir. Bu, üretim tesislerinde en sık düzelttiğimiz uygulamadır.
Devam kontrolü ve ücret hesaplaması meşru amaçlardır; bu amaçla toplanan verinin devamsızlık ve gecikme değerlendirmesinde kullanılması da beklenen bir sonuçtur. Sınır, verinin amacını aşan bir gözetime dönüşmesidir: mola sürelerinin dakika bazında sürekli izlenmesi ve her hareketin kayda geçirilmesi ölçülülük testini zorlar. Hangi verinin hangi kararlarda kullanılacağı önceden yazılı hâle getirilmeli ve çalışan bundan haberdar edilmelidir.
Aykırı değildir; iş güvenliği, üretim güvenliği ve hırsızlığın önlenmesi meşru amaçlardır. Belirleyici olan kapsamdır: kayıt yalnızca amacın gerektirdiği alanı görmeli; soyunma odası, dinlenme alanı, yemekhane ve tuvalet çevresi kapsam dışında kalmalıdır. Görüntülerin performans takibinde kullanılması ikinci bir amaçtır ve ayrıca değerlendirilmelidir. Saklama süresi, erişim yetkisi ve çalışan bilgilendirmesi yazılı hâle getirilmelidir.
Taşeron kendi çalışanının verisi bakımından bağımsız veri sorumlusudur. Ancak tesise giriş için sizin talep ettiğiniz kimlik, İSG eğitim belgesi ve sağlık raporu bilgileri sizin belirlediğiniz amaçla işlendiğinden bu kısımda siz de veri sorumlusu sıfatı taşırsınız. İki sorumluluk yan yana yürür; doğru kurgu, hangi verinin hangi amaçla istendiğini ve ne kadar tutulacağını yazılı bir protokole bağlamaktır.
Oluşturur ve pratikte en çok gözden kaçan açıklardan biridir. Uzaktan bakım oturumu sırasında tedarikçi personeli üretim sistemlerine ve çoğu zaman personel verisi içeren modüllere erişebilir. Bu ilişki bir veri işleyen ilişkisidir ve yazılı sözleşme gerektirir. Teknik tarafta ise erişim yalnızca ihtiyaç anında açılmalı, oturum kaydedilmeli ve iş bittiğinde hesap kapatılmalıdır; kalıcı açık hesaplar en sık rastlanan bulgudur.
Tek bir süre yoktur ve verilerin hepsi aynı anda silinmez. İş hukuku, SGK ve vergi mevzuatı farklı süreler öngörür; İSG sağlık kayıtları için maruz kalınan etkene bağlı olarak çok daha uzun süreler geçerli olabilir. Buna karşılık turnike kayıtları, kamera görüntüleri ve işe alım sürecinde toplanan ek belgeler için aynı zorunluluk yoktur. Saklama ve imha politikası bu ayrımı kalem kalem yazmalı, periyodik imha takvimiyle uygulanmalıdır.
Tesisinizin veri düzenini birlikte kuralım
İK dosyalamanızı, kamera kurulumunuzu ve taşeron evrak akışınızı paylaşın; ücretsiz ön görüşmede en yüksek riskli üç noktayı birlikte çıkaralım.
