Site Yönetimlerinde Kişisel Veri Riski

KVKK Açısından Site Yönetimleri Nelere Dikkat Etmeli?

Sitelerin giriş kısımları, asansörler ve koridorlarındaki kameralar kişisel veri işleme faaliyeti sayılır. Bu kameralar sakinlere ve misafirlere ait mahrem anları kaydedebilir; uygunsuz yönetildiğinde ciddi güvenlik riskleri doğurur.

Temel kurallar şunlardır: kişisel veri işlendiğine dair aydınlatmanın doğru şekilde yapılması; verilerin saklama süresi, koşulları ve erişim yetkililerinin uygun biçimde belirlenmesi; kararların bireysel değil, yetkili kişilerce ortak alınması.

KVKK Farkındalık Eksikliği

Nasıl Çözümlenir?

KVKK süreci uzmanlık gerektiren bir konudur; hukuki ve teknik tarafın birlikte ele alınması gerekir.

Düzenli eğitim verilmediğinde personelden kaynaklı ihlaller kaçınılmaz hâle gelir. Uzman avukatlar ve siber güvenlik profesyonelleriyle yürütülen kapsamlı bir danışmanlık, süreci sürdürülebilir kılar.

Kamera Kayıtları İçin Uygulama Adımları

Kamera sisteminin KVKK'ya uygun yönetilmesi için önce her kameranın konumu, açısı ve kayıt amacı listelenmelidir. Kamera yalnızca ortak alan güvenliği amacına hizmet edecek şekilde konumlandırılmalı; daire kapılarının içini veya özel yaşam alanlarını görecek açılardan kaçınılmalıdır.

Kameraların bulunduğu alanlara, kayıt yapıldığını ve ayrıntılı bilginin nereden alınabileceğini gösteren bilgilendirme yazıları asılmalıdır. Bu yazı, aydınlatma metninin yerini tutmaz; sakinlere ve ziyaretçilere ulaşılabilir bir aydınlatma metni ayrıca sunulmalıdır.

Kayıtların ne kadar süre saklanacağı yönetim kararıyla yazılı olarak belirlenmeli ve süre dolduğunda kayıtlar silinmelidir. Kayıt izleme ekranları yetkisiz kişilerin göremeyeceği yerde bulunmalı, kayıtların dışarıya verilmesi ise yalnızca hukuki dayanağı olan taleplerle sınırlı tutulmalıdır.

Bir sakin, kendisini gösteren görüntüleri talep edebilir veya bir olay sonrası görüntü istenebilir. Yönetim bu tür taleplerin kime iletileceğini, kimin değerlendireceğini ve görüntüde yer alan diğer kişilerin nasıl korunacağını önceden belirlemelidir. Her kayıt izleme ve kayıt dışarı verme işlemi; tarih, kişi ve gerekçe bilgisiyle kayda geçirilmelidir.

Kayıt cihazının ve yazılımının güvenliği de unutulmamalıdır. Varsayılan parolalar değiştirilmeli, uzaktan erişim yalnızca yetkili kişilere açılmalı ve cihaz yazılımı güncel tutulmalıdır. Kayıt cihazı kilitli bir alanda bulunmalı ve cihaza fiziksel erişim de sınırlandırılmalıdır.

İlan Panoları ve Duyurularda Dikkat Edilecekler

İlan panoları ve sakinlerin ortak mesajlaşma grupları herkesin görebildiği alanlardır. Bu nedenle duyurular genel bilgi vermeli; belirli bir kişiyi veya daireyi belirlenebilir kılan bilgiler içermemelidir.

Bir sakine ait bilgi, örneğin bir uyarı, bir şikâyet sonucu veya bir ödeme durumu, yalnızca o kişiye ve yalnızca onun görebileceği bir kanaldan iletilmelidir. Toplantı tutanakları da paylaşılmadan önce bu açıdan gözden geçirilmelidir.

Ortak gruplara katılım ve gruplardan çıkarma kuralları belirlenmelidir. Taşınan bir sakinin veya görevi biten bir personelin gruplarda kalması, ilgisiz kişilerin yeni bilgilere erişmesine yol açar.

Ziyaretçi defterleri ve kargo teslim listeleri de benzer bir risk taşır. Giriş noktasında açık duran bir defter, sonraki her ziyaretçinin önceki kayıtları görmesine izin verir. Bu kayıtlar yalnızca görevli personelin erişebileceği biçimde tutulmalı ve belirlenen süre sonunda imha edilmelidir.

Yetki Matrisi ve Belgelendirme

Site yönetimi veri sorumlusu olarak hangi verinin kimde olduğunu bilmelidir. Sakin ve malik listeleri, aidat kayıtları, ziyaretçi defterleri, kamera kayıtları ve personel dosyaları veri işleme envanterinde ayrı ayrı yer almalıdır.

Her veri grubu için kimin erişebileceğini gösteren bir yetki matrisi hazırlanmalıdır. Yönetim kurulu üyeleri, yönetici, güvenlik personeli ve dışarıdan hizmet alınan firmalar bu matriste ayrı ayrı tanımlanmalı; görev değişikliğinde yetkiler güncellenmelidir.

Alınan idari ve teknik tedbirler yazılı hâle getirilmelidir: aydınlatma metinleri, saklama ve imha kuralları, personel eğitim kayıtları ve hizmet alınan firmalarla yapılan sözleşmeler. Bu belgeler, yönetim değiştiğinde sürecin kesintisiz devam etmesini de sağlar.

Güvenlik veya temizlik hizmeti dışarıdan bir firmadan alınıyorsa, bu firmanın personeli de sakinlerin kişisel verilerine temas eder. Hizmet sözleşmesine, firmanın verileri yalnızca yönetimin talimatıyla işleyeceği, gizlilik kurallarına uyacağı ve sözleşme bittiğinde verileri iade edeceği veya sileceği yönünde hükümler eklenmelidir.

Sık Sorulan Sorular