Kiracı Ödemelerinde KVKK Riski

Ev Sahipleri Aidat Bilgisi Talep Edebilir mi?

Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun 2020/755 sayılı kararına göre, site yönetiminin ev sahibine kiracısının ortak gider borcunu iletmesi hukuka aykırı değildir.

Ancak sınır nettir: yönetimler yalnızca aidat ve ortak gider bilgilerini aktarmalı; telefon numarası, banka dekontu, e-posta gibi diğer kişisel verileri kesinlikle paylaşmamalıdır.

Kat Mülkiyeti Kanunu'ndan doğan hesap verme yükümlülüğü, bu sınırı genişletmez; paylaşım amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak zorundadır.

Yönetimlerin En Sık Yaptığı Hatalar

KVKK Uyumlu Yönetim: Lüks Değil, Zorunluluk

Profesyonel site yönetimi artık KVKK gibi yasal düzenlemelere uyum sağlamayı gerektirir.

Olası cezaları önlemek ve hizmet standardını korumak için aidat bildirimi, kamera kayıtları ve duyuru süreçleri yazılı bir prosedüre bağlanmalı; gerekirse uzman desteği alınmalıdır.

Aidat Bilgisi Paylaşmadan Önce Kontrol Listesi

Bir ev sahibi kiracısının aidat durumunu sorduğunda yönetim, paylaşımdan önce birkaç basit kontrol yapmalıdır. İlk kontrol, talep edenin gerçekten ilgili bağımsız bölümün maliki olup olmadığıdır; kimliği doğrulanmamış bir kişiye bilgi verilmemelidir.

İkinci kontrol, paylaşılacak bilginin kapsamıdır. Yanıt yalnızca aidat ve ortak gider borcunun tutarı ile dönemini içermelidir. Kiracının iletişim bilgileri, ödeme belgeleri, banka bilgileri veya ödeme alışkanlıklarına dair yorumlar yanıta eklenmemelidir.

Üçüncü kontrol, kullanılacak kanaldır. Bilgi, yalnızca talep eden malikin görebileceği bir kanaldan iletilmelidir. Bina sakinlerinin ortak mesajlaşma grupları, ilan panoları veya toplu e-posta listeleri bu amaçla kullanılmamalıdır.

Aydınlatma ve Kayıt Tutma

Site yönetimi, kiracıların kişisel verilerini işlediği için aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmelidir. Kiracılara verilen aydınlatma metni, aidat ve ortak gider bilgisinin hangi amaçla ve kimlere aktarılabileceğini, ev sahibine yapılacak bildirimi de kapsayacak şekilde açıklamalıdır.

Her paylaşım için kısa bir kayıt tutulmalıdır: paylaşımın tarihi, talebi yapan kişi, paylaşılan bilginin kapsamı, kullanılan kanal ve paylaşımın gerekçesi. Bu kayıt, bir ilgili kişi başvurusu veya şikâyet geldiğinde yönetimin paylaşımın sınırlı ve ölçülü olduğunu göstermesini kolaylaştırır.

Kiracı ve malik bilgilerinin tutulduğu listeler, aidat programları ve yazışmalar da veri işleme envanterinde yer almalıdır. Bu kayıtlara kimlerin erişebileceği belirlenmeli; yönetim değiştiğinde erişim yetkileri gözden geçirilmeli ve gereksiz kopyalar silinmelidir.

Kiracı Verisinin Toplanmasından Silinmesine Kadar

Yönetimler kiracı verisini çoğu zaman taşınma sırasında toplar: ad-soyad, iletişim bilgisi, araç plakası ve bazen kimlik fotokopisi. İlk soru, bu verilerin her birinin gerçekten gerekli olup olmadığıdır. Amaçla bağlantısı kurulamayan veri, örneğin kimlik belgesinin tamamının kopyası, toplanmamalıdır.

Toplanan veriler kâğıt dosyalarda, yönetim yazılımında, kişisel telefonlarda ve mesajlaşma uygulamalarında dağınık hâlde kalmamalıdır. Verilerin tek bir yerde, erişimi sınırlı biçimde tutulması hem güvenliği artırır hem de başvurulara yanıt vermeyi kolaylaştırır.

Kiracı taşındığında verilerin ne olacağı da önceden belirlenmelidir. Muhasebe ve hukuki yükümlülükler için saklanması gereken kayıtlar dışında kalan veriler, saklama ve imha kuralları çerçevesinde silinmeli veya yok edilmelidir. Ortak mesajlaşma gruplarından çıkarma ve geçiş kartı, otopark kaydı gibi erişimlerin kapatılması da bu adımın parçasıdır.

Kiracı, kendisi hakkında hangi verilerin işlendiğini öğrenmek için yönetime başvurabilir. Yönetim, bu tür bir ilgili kişi başvurusunu kimin karşılayacağını ve yanıtın nasıl hazırlanacağını önceden belirlemelidir.

Ev sahibi ile kiracı arasında bir anlaşmazlık olduğunda yönetim tarafsız kalmalıdır. Yönetim, taraflardan birinin isteğiyle diğerine ait iletişim bilgilerini, giriş-çıkış kayıtlarını veya kamera görüntülerini paylaşmamalıdır. Bu tür talepler, hukuki dayanağı olan bir başvuru veya resmî bir makam talebi olmadıkça karşılanmamalıdır.

Son olarak yönetim personeli ve yönetim kurulu üyeleri bu kurallar konusunda bilgilendirilmelidir. Telefonla gelen bir bilgi talebine iyi niyetle verilen tek bir yanıt bile ölçüsüz bir paylaşıma dönüşebilir. Kısa ve yazılı bir yanıt şablonu, personelin her talepte aynı sınırı uygulamasını kolaylaştırır.

Bu adımların tamamı tek sayfalık bir yönetim prosedüründe toplanabilir. Prosedür; hangi bilginin kime verilebileceğini, hangi kanalın kullanılacağını, kaydın nasıl tutulacağını ve başvuruların kim tarafından yanıtlanacağını açıkça göstermelidir.

Sık Sorulan Sorular