Kozmetikte veri, ürün güvenliğiyle pazarlamanın kesiştiği yerde birikir. İstenmeyen etki bildirimleri sağlık verisi üretirken, cilt analizi ve kişiselleştirilmiş öneri motorları ayrı bir rıza mimarisi gerektirir; ikisini tek çerçevede yönetiyoruz.
Kozmetik ve temizlik ürünleri sektöründe KVKK uyumunun iki ayrı ekseni vardır. Birincisi ürün güvenliğidir: kozmetovijilans kapsamında toplanan istenmeyen etki bildirimleri, tüketicinin cilt reaksiyonu ve tıbbi geçmişi hakkında bilgi içerdiği için KVKK m.6 anlamında sağlık verisidir ve mevzuattan doğan bildirim yükümlülüğü hukuki sebebiyle işlenir. İkincisi pazarlamadır: cilt analizi, ürün önerisi, sadakat programı ve influencer iş birlikleri açık rıza ve ticari elektronik ileti izni rejimine tabidir. İki eksen aynı veritabanında karıştırılmamalıdır.
Bu sektörde veri iki farklı kapıdan girer ve genellikle aynı sistemde buluşur. Tüketici hattına gelen bir cilt reaksiyonu bildirimi sağlık verisidir; aynı tüketicinin sadakat kartı verisi ise pazarlama verisidir. Hukuki sebepleri, saklama süreleri ve erişim yetkileri birbirinden tamamen farklı olan bu iki veri kümesinin ayrılmaması, denetimde en çok eleştirilen yapıdır.
Kozmetovijilans kapsamında toplanan reaksiyon bildirimleri; tüketicinin cilt durumu, alerjileri ve kullandığı ilaçlar hakkında bilgi içerir. Bu kayıtlar sağlık verisidir ve pazarlama veritabanından fiziksel olarak ayrılmalıdır.
Mağazada veya uygulama üzerinden yapılan cilt analizleri, yüz görüntüsü ve cilt sorunu verisi işler. Yüz görüntüsünün biyometrik amaçla işlenmesi hâlinde özel nitelikli veri rejimi devreye girer.
Kampanya SMS ve e-postaları için İYS kaydı bulunmayan alıcılara gönderim yapılması, hem ticari iletişim mevzuatı hem KVKK açısından ayrı ayrı yaptırım doğurur.
Kampanyalarda paylaşılan takipçi listeleri, kullanıcı yorumları ve tüketici görselleri kişisel veridir. Ajans, marka ve içerik üretici arasındaki sorumluluk dağılımı yazılı hâle getirilmelidir.
Satın alma geçmişinden cilt tipi, yaş aralığı veya sağlık durumu çıkarımı yapılması; tüketicinin beklemediği bir profilleme ve ayrı bir aydınlatma konusudur.
Fason üretici, ambalajcı ve lojistik sağlayıcıyla paylaşılan sipariş ve teslimat verileri veri işleyen ilişkisi doğurur; sözleşmesiz akış sık rastlanan açıktır.
Envanter çalışmasının amacı, ürün güvenliği verisiyle pazarlama verisini birbirinden ayırmaktır. Aşağıdaki kırılım sektörde tipik olarak karşılaştığımız kategorileri gösterir.
İstenmeyen etki açıklaması, cilt reaksiyonu, alerji geçmişi, kullanılan diğer ürün ve ilaçlar
Hukuki sebep ve not: Özel nitelikli sağlık verisi; mevzuattan doğan bildirim yükümlülüğü kapsamında işlenir, pazarlama veritabanından ayrı tutulur.
Yüz veya cilt görüntüsü, nem ve yağlanma ölçümleri, analiz sonucu ve ürün önerisi
Hukuki sebep ve not: Görüntü kimlik doğrulama amacıyla işlenmiyorsa biyometrik veri sayılmaz; buna rağmen açık rıza ve kısa saklama süresi esastır.
Ad, iletişim bilgisi, çağrı kaydı, şikâyet konusu, iade ve ürün değişim talepleri
Hukuki sebep ve not: Sözleşmenin ifası ve meşru menfaat; çağrı kayıtlarında bilgilendirme ve saklama süresi ayrıca tanımlanır.
Üyelik bilgileri, satın alma geçmişi, kampanya etkileşimleri, İYS izin kaydı, çerez tabanlı davranış verisi
Hukuki sebep ve not: Açık rıza ve ticari elektronik ileti izni; izin kaydının kanıtlanabilir biçimde saklanması zorunludur.
Bayi yetkilisi iletişim bilgileri, satış temsilcisi ziyaret kayıtları, eğitim katılım listeleri
Hukuki sebep ve not: Sözleşmesel ilişki; tüzel kişi verisiyle gerçek kişi verisinin ayrımı envanterde netleştirilir.
Gönüllü panel katılımcısı bilgileri, test öncesi sağlık beyanı, test sonucu gözlemleri
Hukuki sebep ve not: Açık rıza; sağlık beyanı içeren kayıtlar özel nitelikli veri tedbirleriyle korunur ve test bitiminde anonimleştirilir.
Program, ürün güvenliği ile pazarlamayı iki ayrı hat olarak kurar ve aralarındaki geçişleri kapatır. Böylece hem mevzuatın istediği bildirim yapılabilir hem de tüketici verisi izin sınırları içinde kullanılabilir.
Ürün güvenliği, tüketici hizmetleri, pazarlama, satış ve Ar-Ge birimlerinin faaliyetleri ayrı hatlar hâlinde haritalanır.
Bildirim kayıtları için ayrı dosyalama, kısıtlı erişim ve mevzuata uygun saklama süresi kurulur; pazarlamaya sızma yolları kapatılır.
Tüketici, bildirim sahibi, panel katılımcısı, bayi ve çalışan için ayrı metinler; cilt analizi için ayrı rıza akışı tasarlanır.
Kanal bazlı izin kaydı, izin kanıtının saklanması, ret ve iptal akışının İYS ile eşlenmesi sağlanır.
Reklam ajansı, içerik üretici, fason üretici ve lojistik sağlayıcıyla ilişkiler sınıflandırılır; veri işleyen sözleşmeleri hazırlanır.
Özel nitelikli veri beyanları ve saklama süreleri envanterle uyumlu biçimde kayda işlenir.
Ürün güvenliği, tüketici hizmetleri ve pazarlama süreçleri ayrı ayrı incelenir; hangi verinin hangi sistemde birleştiği uçtan uca izlenir.
Tüm veri işleme faaliyetleri; veri kategorisi, hukuki sebep, saklama süresi, alıcı grubu ve aktarım kırılımıyla çıkarılır.
Mevcut durum mevzuatla karşılaştırılır; açıklar ihlal olasılığı ve etkisine göre önceliklendirilir.
Politika, aydınlatma metni, sözleşme seti ve VERBİS adımları hazırlanıp uygulamaya alınır.
İlgili ekiplere rol bazlı eğitim verilir; periyodik gözden geçirme takvimi kuruma devredilir.
Kendi markasıyla üretim yapan veya fason ürettiren, kozmetovijilans yükümlülüğü bulunan şirketler.
Ev ve endüstriyel temizlik ürünleri üreten, tüketici şikâyet hattı işleten işletmeler.
Mağazada cilt analizi, sadakat programı ve danışmanlık hizmeti sunan satış ağları.
Yurt dışı markaların Türkiye sorumlusu olarak bildirim ve tüketici iletişimi yürüten şirketler.
Bu sektörel program, aşağıdaki danışmanlık hizmetlerinin sektöre uyarlanmış birleşimidir; her biri ayrı ayrı da alınabilir.
Benzer veri kategorilerini işleyen ya da aynı tedarik zincirinde yer alan sektörlerin uyum sayfaları.
Mevcut CRM, çağrı merkezi ve pazarlama otomasyonu kurgunuzu paylaşın; ücretsiz ön görüşmede sağlık verisinin nereden sızdığını birlikte çıkaralım.
KVKK Rehberi, Rasyo Holding bünyesinde faaliyet gösteren “Siber Güvenlik ve KVKK Danışmanlığı” markasıdır
