Özel Okullar ve Kurslar İçin KVKK Uyum Kontrol Listesi

Okul ve Kurslar Neden Yoğun Veri İşler?

Bir özel okul ya da kurs, tek bir öğrenci için kimlik, adres, veli iletişim bilgisi, ödeme, sağlık, rehberlik, fotoğraf ve devam bilgisini aynı anda işler. Buna öğretmenlerin özlük dosyaları, servis firmasının kayıtları ve uzaktan eğitim platformlarının ders kayıtları eklenir. Üstelik verilerin önemli bir kısmı çocuklara aittir ve velilerin hassasiyeti yüksektir.

Bu yazı, okul KVKK uyum çalışmasına karar vermek üzere olan özel okul ve kurs yöneticileri için hazırlandı. Beş temel süreci sırasıyla ele alıyor, her biri için kontrol noktalarını veriyor ve son bölümde indirilebilir kontrol listesinin içeriğini paylaşıyoruz. Aynı serinin önceki yazılarında öğrenci fotoğrafı ve veli izni ile rehberlik dosyalarının gizliliği konularını ayrıntılı olarak ele aldık; burada bu konulara yalnızca kontrol listesi düzeyinde değiniyoruz.

Kayıt ve veli verisi

Kayıt süreci, okulun veri işleme faaliyetlerinin başlangıç noktasıdır. Öğrenci ve veli bilgileri kayıt sözleşmesinin kurulması ve ifası, mevzuattan doğan yükümlülükler ve eğitim hizmetinin sunulması için işlenir. Bu nedenle kayıt formlarına her bilgi için açık rıza kutusu eklemek yerine, hangi bilginin hangi hukuki sebebe dayandığını belirlemek gerekir.

6698 sayılı Kanun'un 10. maddesi uyarınca veliler, kayıt sırasında aydınlatılmalıdır. Aydınlatma metni; okulun kimliğini, verilerin hangi amaçlarla işlendiğini, kimlere aktarıldığını (ör. Bakanlık sistemleri, servis firması, sigorta, yemek firması), toplama yöntemini, hukuki sebebi ve velinin haklarını içermelidir. Aydınlatma ile açık rıza ayrı belgelerde ya da açıkça ayrılmış bölümlerde sunulmalıdır.

Kayıt Sürecinde Kontrol Noktaları

Sağlık ve alerji bilgisi

Alerji, kronik hastalık, düzenli kullanılan ilaç, engellilik durumu ve rehberlik sürecinde ortaya çıkan psikolojik değerlendirmeler sağlık verisidir. KVKK'nın 6. maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı kurallara tabidir.

Okulda sağlık bilgisinin amacı genellikle öğrencinin güvenliğidir: Yemekhanede alerjen içeren yemeğin verilmemesi, acil durumda doğru müdahalenin yapılması. Bu amaç meşrudur; ancak bilginin kimlerin göreceği sınırlı tutulmalıdır. Yemekhane sorumlusunun yalnızca alerjen bilgisini, nöbetçi öğretmenin yalnızca acil müdahale talimatını görmesi; tanı ve rapor ayrıntılarının ise okul hemşiresi veya yetkili idareci ile sınırlı kalması önerilir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararı, özel nitelikli veriler için alınması gereken yeterli önlemleri sayar: ayrı bir politika, bu verilere erişen çalışanlara düzenli eğitim ve gizlilik taahhüdü, yetki matrisi, kâğıt ortamdaki belgeler için fiziksel güvenlik ve aktarımda şifreleme gibi. Kurul'un 02.04.2020 tarihli ve 2020/255 sayılı kararı da bir okulda velilerden açık rıza alınmadan uygulanan psikolojik testleri sağlık verisi kapsamında değerlendirmiştir. Sağlık verisinin genel riskleri için sağlık verilerinde KVKK riski yazımıza bakabilirsiniz.

Kamera ve servis takibi

Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 11. maddesinin dördüncü fıkrası, okullarda bahçe giriş ve bina kapıları öncelikli olmak üzere görüntü kayıtlarını belirli bir süre depolayan güvenlik kamera sistemi kurulmasını öngörür. Aynı hüküm, dersliklerin ve ders yapılan bölümlerin, öğretmenler odasının, yönetici ve diğer çalışma ve dinlenme odalarının, rehberlik odasının, kütüphanenin, spor salonunun, yüzme havuzunun, tuvalet ve lavaboların, ibadethanenin ve benzeri birimlerin içini görecek şekilde kamera yerleştirilmesini yasaklar. Asgari kayıt saklama süresi için yönetmeliğin yürürlükteki metni kontrol edilmelidir.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun 8 Haziran 2026 tarihli iş yeri kamera duyurusu da çalışanların performansını veya disiplinini izlemenin meşru amaç sayılmadığını, kayıtlara yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesi ve en kısa sürenin yeterli görülmesi gerektiğini vurgular. Bu yaklaşım, okulda öğretmenleri izlemek amacıyla kamera kullanılmasına karşı da önemli bir sınırdır. Genel kamera kuralları için güvenlik kamerası ve KVKK yazımıza bakabilirsiniz.

Okul servisleri ayrı bir başlıktır. Okul Servis Araçları Yönetmeliği'nde 19.08.2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan değişiklikle, okul servis araçlarında tüm koltukları görecek şekilde konumlandırılmış iç ve dış kamera ile kayıt cihazı bulundurulması zorunlu hale getirilmiştir. Değişiklik metni, kayıtların kim tarafından, ne kadar süreyle saklanacağını ve kimlerin izleyebileceğini düzenlemez. Bu nedenle servis firmasıyla yapılan sözleşmede kayıtların veri sorumlusunun kim olduğu, erişim, veli taleplerinin nasıl karşılanacağı ve saklama süresi açıkça yazılmalıdır.

Velilere servisin konumunu gösteren takip uygulamaları da konum verisi işler. Uygulamayı sağlayan firmanın sıfatı, verilerin nerede barındırıldığı ve uygulamanın yalnızca servis saatlerinde konum toplayıp toplamadığı kontrol edilmelidir.

Uzaktan eğitim araçları

Video konferans, öğrenme yönetim sistemi, ödev platformu ve çevrim içi sınav araçları, okulun veri işleme haritasını genişletir. Bu araçların çoğu yurt dışında barındırılan bulut hizmetleridir. KVKK'nın 9. maddesi uyarınca yurt dışına aktarım; yeterlilik kararı, uygun güvenceler (ör. standart sözleşme) veya arızi aktarım hallerinden birine dayanmalıdır. Standart sözleşme kullanılıyorsa sözleşme imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurum'a bildirilir.

Uzaktan Eğitimde Kontrol Noktaları

Öğretmen ve personel verisi

Okul, öğretmen ve personeli için bir işverendir ve iş hukukundan doğan veri işleme yükümlülükleri burada da geçerlidir: özlük dosyası, bordro, sağlık raporları, adli sicil kaydı gibi belgeler. Bu belgelerin bir kısmı özel nitelikli veri içerir ve öğrenci verisiyle aynı özenle korunmalıdır.

Mesai takibinde biyometrik sistemler önemli bir risk alanıdır. Kurul'un 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararı, mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesinin ölçülülük ilkesiyle bağdaşmadığını ve iş ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın tek başına yeterli bir hukuki zemin oluşturmadığını belirtmiş; şifreli kart, PIN veya imza gibi alternatifleri öne çıkarmıştır. Konuyla ilgili bir örnek için öğretmen mesaisinin yüz tanımayla takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Personelin öğrenci verisine erişimi de görev bazlı olmalıdır. Bir branş öğretmeninin tüm öğrencilerin sağlık ve rehberlik bilgilerine erişebildiği bir okul yönetim sistemi, ihlal riskini gereksiz yere büyütür. Öğretmenlerin KVKK konusunda düzenli eğitim alması ve eğitimin kayıt altına alınması, hem Kurul'un önlemler kararının hem de iyi uygulamanın gereğidir. Rol bazlı eğitimin nasıl kurgulanacağını rol bazlı KVKK eğitimi yazımızda anlattık.

Kontrol listesi (indirilebilir)

Aşağıdaki tablo, indirilebilir kontrol listesinin özetidir. Her maddeyi okulunuzun bugünkü durumuna göre değerlendirin; “hayır” ya da “kısmen” yanıtladığınız maddeler öncelikli çalışma alanlarınızı gösterir.

Kurslar için de aynı liste büyük ölçüde geçerlidir. Bununla birlikte kamera hükmü yönetmelikte okullar için düzenlendiğinden, kurs ve etüt merkezlerinde kamera kullanımı genel KVKK ilkeleri ve Kurum duyurusu çerçevesinde değerlendirilmelidir. Teknik tedbirlerin ayrıntılı listesi için KVKK teknik tedbirler kontrol listesi, ihlal planı için veri ihlali müdahale planı yazılarımıza bakabilirsiniz.

Bu kontrol listesi kvkkrehberi.com tarafından farkındalık ve önceliklendirme amacıyla hazırlanmıştır; resmî bir denetim ölçütü değildir. Somut olay özelinde hukuki değerlendirme alınmalıdır.

Okul ve Kurslar İçin KVKK Kontrol Listesi

Sonuç ve Sonraki Adım

Okul KVKK uyum çalışması tek bir belgeyle tamamlanmaz; kayıttan servise, sağlık bilgisinden uzaktan eğitim platformuna kadar her süreç kendi aydınlatmasını, hukuki sebebini, erişim kuralını ve saklama süresini gerektirir. Çocuk verisinin ve özel nitelikli verinin yoğunluğu, bu süreçlerdeki küçük boşlukların bile veliler nezdinde büyük güven kaybına dönüşmesine yol açabilir.

Karar için önerilen sıra şudur: Kontrol listesini idari ekip, rehberlik servisi ve bilgi işlem sorumlusuyla birlikte doldurun; “hayır” yanıtlarını sağlık verisi, kamera ve servis gibi yüksek riskli alanlardan başlayarak önceliklendirin; ardından personel eğitimini planlayın. Öğretmen ve personel için eğitim seçenekleri KVKK eğitimi ve KVKK Farkındalık Eğitimi paketi sayfalarında yer alıyor.

Sık Sorulan Sorular