Hayır, telefonla bilgi vermek yetmez. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun 1 Ekim 2026 tarihli duyurusuna göre ilgili kişi başvurusuna verilen nihai cevap yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmelidir. Telefon ya da yüz yüze görüşme yalnızca başvuruyu netleştirmek, ek bilgi istemek veya süreç hakkında bilgi vermek için kullanılabilir. Cevap en geç 30 gün içinde verilmeli; kapsamı ve varsa ret gerekçesi açıkça yazılmalıdır.
Kurum duyurusu ne diyor?
Kişisel Verileri Koruma Kurumu, ilgili kişi başvurularının yanıtlanmasına ilişkin kamuoyu duyurusunda önemli bir yükümlülüğü hatırlattı: KVKK başvuru cevabı, ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilmelidir. Telefon görüşmesi veya yüz yüze bilgilendirme bu yükümlülüğü karşılamaz.
Duyuru, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 13. maddesine ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in 6. maddesine dayanıyor. Bu hükümlere göre veri sorumlusu başvuruyu kabul eder ya da gerekçesini açıklayarak reddeder ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.
Kurum, bazı veri sorumlularının başvurulara telefonla ya da yüz yüze sözlü cevap verdiğini, bu yolla verilen bilgilerin mevzuatta öngörülen cevap yerine geçmediğini vurguluyor. Duyuruda ayrıca cevapta taleplerin hangi kapsamda karşılandığının açıkça belirtilmesi ve reddedilen taleplerin gerekçelerine açık ve anlaşılır şekilde yer verilmesi isteniyor.
30 günlük süre ve cevabın içeriği
KVKK'nın 11. maddesi kişilere, verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme gibi haklar tanır. Bu haklar için yapılan başvuruları veri sorumlusu, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Tebliğ'e göre süre başvuru tarihinden işler: yazılı başvuruda evrakın veri sorumlusuna tebliğ edildiği, diğer yöntemlerde başvurunun ulaştığı tarih esas alınır. Sözlü bir ön görüşme bu süreyi durdurmaz.
Tebliğ, cevapta veri sorumlusunun ve başvuru sahibinin bilgilerinin, talep konusunun ve veri sorumlusunun açıklamalarının yer almasını ister. Uygulamada nihai cevap şu soruları yanıtlamalıdır: Hangi talepler karşılandı, hangi kapsamda karşılandı, hangi talepler reddedildi ve neden? Sadece “talebiniz değerlendirilmiştir” diyen bir yanıt, kapsamı belirsiz bıraktığı için duyurudaki beklentiyi karşılamaz.
Cevap verilmezse, cevap yetersiz bulunursa veya başvuru reddedilirse ilgili kişi KVKK'nın 14. maddesine göre Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir. Şikâyet sürecinde kurumdan, başvuruyu nasıl ve ne zaman sonuçlandırdığını göstermesi beklenir.
Telefon ve yüz yüze görüşme ne zaman kullanılabilir?
Duyuru telefonu yasaklamıyor; rolünü sınırlıyor. Başvuruyu netleştirmek, kimlik doğrulaması için ek bilgi veya belge istemek ya da süreç hakkında bilgi vermek amacıyla telefonla veya yüz yüze iletişim kurulabilir.
Ancak bu görüşmelerin ardından nihai cevabın ayrıca yazılı olarak veya elektronik ortamda iletilmesi gerekir. Örneğin bir perakende şirketinin müşteri hizmetleri, silme talebinde bulunan bir müşteriyi arayıp hangi hesaptan söz ettiğini netleştirebilir. Ama silme işleminin yapıldığını ya da yapılamama gerekçesini yazılı veya elektronik olarak bildirmeden süreç tamamlanmış sayılmaz.
Cevabı belgelemek: içerik, yöntem, tarih
Cevap içeriği: Karşılanan ve reddedilen talepler ile ret gerekçeleri kayıt altına alınır.
Bildirim yöntemi: İadeli taahhütlü posta, kayıtlı elektronik posta (KEP) ya da başvuru sahibinin bildirdiği e-posta adresi gibi gönderim yolu kaydedilir.
Bildirim tarihi: Başvurunun alındığı ve cevabın gönderildiği tarihler saklanır; 30 günlük sürenin kanıtı bu iki tarihtir. Sözlü görüşmeler yapıldıysa tarihleri ve konusu da kısa bir notla dosyaya eklenir.
Başvuru Formu Yönetim Modülü ile süreci yönetmek
Sistemsel kayıt: İlgili kişilerden gelen başvurular kayıt altına alınır; e-posta kutularına, çağrı merkezi notlarına ve şubelere dağılmaz.
30 gün takibi: Kaydedilen her başvurunun süresi içinde yanıtlanması izlenir.
Dijital arşiv: Sürecin tamamı zaman damgalı loglarla arşivlenir; ne zaman, kimin, hangi cevabı verdiği sonradan gösterilebilir.
Kaynak ve içerik desteği: Doğru bir yanıt hazırlamak için mevzuat kaynakları ve içerik desteği sunulur.
Sonuç
KVKK uyumunda başvuruyu değerlendirmek kadar, sonucu doğru yöntemle bildirmek ve belgelemek de önemlidir. Telefon başvuruyu netleştirmeye yardım eder; nihai cevap ise yazılı veya elektronik olmalı, 30 gün içinde gönderilmeli ve kaydı saklanmalıdır.
Sık Sorulan Sorular
Evet. Kurum duyurusuna göre telefon veya yüz yüze görüşme nihai cevap sayılmaz. Görüşmede varılan sonuç, kapsamı ve varsa ret gerekçesiyle birlikte yazılı olarak veya elektronik ortamda ayrıca bildirilmelidir.
Başvuru sürecinizi kayıt altına alın
Başvuruların kaydı, 30 gün takibi, zaman damgalı arşiv ve yanıt desteğinin kurumunuzdaki başvuru akışına nasıl uyarlanacağını birlikte değerlendirelim. Telefon: 444 4 908
Modül için ön görüşme talep edinKaynaklar
- İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu — Kişisel Verileri Koruma Kurumu (2026-10-01)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — Mevzuat Bilgi Sistemi
- Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ — Resmî Gazete (2018-03-10)
