İrtibat kişisi, veri sorumlusunun VERBİS kayıt işlemlerini ve Kurum ile iletişim süreçlerini yürüten kişidir. Bir kişinin aynı anda birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanması mümkün değildir.
İrtibat Kişisi Nedir ve Ne İşe Yarar?
İrtibat kişisinin temel görevleri; VERBİS sistemine bilgi girişi yapmak, Kurum ile yazışmaları yürütmek, sicil kayıt güncellemelerini takip etmek ve veri ihlali durumlarında bilgi akışını sağlamaktır.
İrtibat kişisi veri sorumlusunun temsilcisi değildir; Kurum ile veri sorumlusu arasındaki iletişimi yürüten operasyonel bir roldür.
Birden Fazla Kurumda İrtibat Kişisi Olunabilir mi?
Hayır. KVKK kapsamında bir kişinin aynı anda birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanması mümkün değildir (Kurum'un "Doğru Bilinen Yanlışlar" yayını, madde 61). Her veri sorumlusu için ayrı bir kişi atanmalıdır.
Düzenlemenin amacı, sorumlulukların doğru, şeffaf ve etkin biçimde yerine getirilmesini sağlamaktır. Aksi hâlde sorumluluklar karışır ve iletişim sorunları ortaya çıkar.
İrtibat Kişisi Belirlenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
| Kriter | Neden önemli |
|---|---|
| Kurumsal yetki | Kurum içi bilgiye erişebilmesi ve süreçleri yürütebilmesi gerekir. |
| Alan bilgisi | Bilgi işlem, hukuk veya insan kaynakları alanında bilgi sahibi kişiler tercih edilmelidir. |
| Başka görevlerin kontrolü | Kişinin başka şirketlerde benzer bir görevde bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir. |
| Görevin niteliği | İrtibat kişiliği teknik ve yasal sonuçları olan bir sorumluluktur; sembolik bir atama değildir. |
İrtibat Kişisi ile Koordinasyon Görevlisi Arasındaki Fark
Kamu kurumlarında koordinasyon görevlisi üst düzey bir yöneticiyken, irtibat kişisi Kurum ile doğrudan iletişimi sağlayan temsilcidir.
İki pozisyon birbirinin yerine atanamaz; görev tanımları ve sorumluluk düzeyleri farklıdır.
İrtibat Kişisinin Görevden Ayrılması
Görevden ayrılma hâlinde gecikmeden yeni irtibat kişisi belirlenmeli, VERBİS sistemine güncel bilgiler girilmeli ve değişiklik KEP üzerinden Kurum'a bildirilmelidir.
İrtibat kişisi hukuki olarak doğrudan sorumlu değildir; ancak görevini layıkıyla yerine getirmemesi, veri sorumlusunun yükümlülüklerini ihlal etmesiyle sonuçlanabilir.
Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Hayır. Bir kişi aynı anda yalnızca bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanabilir.
VERBİS süreçlerinizi doğru yürütün
İrtibat kişisi ataması, sicil güncellemeleri ve envanter uyumunu birlikte yönetelim.
KVKK Danışmanlığını İncele
