Bir kişi birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olabilir mi?
“Bir kişi birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olabilir mi? ” başlıklı bu yazıda, bir kişinin aynı anda birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanıp atanamayacağı KVKK mevzuatı çerçevesinde ele alınmakta, kurumların bu konuda dikkat etmesi gereken yasal sınırlar ve doğru uygulama yöntemleri açıklanmaktadır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki yükümlülüklerin önemli bir parçası olan irtibat kişisi kavramı, birçok kurumun dikkatle ele alması gereken bir konudur. Bu yazımızda, bir kişinin aynı anda birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olup olamayacağı konusunu KVKK düzenlemeleri ışığında açıklıyoruz.
İrtibat Kişisi Nedir ve Ne İşe Yarar?
İrtibat kişisi, veri sorumlularının VERBİS kayıt işlemleri ve Kurum ile olan iletişim süreçlerini yürütmek üzere belirlediği kişidir. Bu kişi, Kurum nezdinde resmi temsil sıfatına sahip değildir ancak bildirim yükümlülüğü açısından kritik bir pozisyondadır.
- VERBİS sistemine bilgi girişlerinden sorumludur.
- Kurum ile yazışmaların yürütülmesinde görev alır.
- Sicil kayıt güncellemelerini koordine eder.
- Veri ihlali gibi durumlarda bilgi akışını sağlar.
Birden Fazla Kurumda İrtibat Kişisi Olunabilir mi?
KVKK kapsamında, bir kişinin aynı anda birden fazla veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanması mümkün değildir.
- [KVKK Doğru Bilinen Yanlışlar – Yayın No: 57, Madde 61] uyarınca bu durum açıkça yasaklanmıştır.
- İrtibat kişisinin her bir veri sorumlusu için ayrı ayrı atanması gerekmektedir.
- Aynı kişinin yalnızca bir veri sorumlusu adına sistemde kayıtlı olması mümkündür.
Bu Düzenlemenin Amacı Nedir?
Bir kişinin tek bir veri sorumlusunu temsil etmesinin gerekçesi; irtibat kişisinin sorumluluklarının doğru, şeffaf ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamaktır. Aksi durum, sorumlulukların karışmasına ve Kurum nezdinde iletişim sorunlarına yol açabilir.
İrtibat Kişisi Belirlenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Kurumsal Yetki: İrtibat kişisinin, tüzel kişiliği temsil etmeyen bir kişi olması gerekir.
- Pozisyon Uyumu: Bilgi işlem, hukuk, insan kaynakları gibi konularda bilgi sahibi kişiler tercih edilmelidir.
- Zaman Uyumu: Kişinin başka şirketlerde benzer görevde bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.
Unutulmamalıdır ki; irtibat kişisinin görevi, yalnızca teknik değil aynı zamanda yasal bir sorumluluktur.
İrtibat Kişisi ile Koordinasyon Görevlisi Farkı Nedir?
Kamu kurumlarında “koordinasyon görevlisi”, KVKK’nın geçici 1. maddesi ile tanımlanan üst düzey yöneticidir. İrtibat kişisi ise Kurum ile doğrudan iletişimi sağlayan temsilcidir. Her ikisinin de görevleri farklıdır ve birbiri yerine atanamazlar.
İrtibat Kişisinin Görevden Ayrılması Halinde Ne Yapılmalı?
- Yeni irtibat kişisi belirlenmeli,
- VERBİS sistemine güncel bilgiler girilmeli,
- KEP üzerinden değişiklik Kurum’a bildirilmelidir.
KVKK Uyumunda İrtibat Kişisinin Rolü
- Kurul kararlarının takibi
- Sicil güncellemeleri
- Veri ihlali bildirimleri
- Politika ve envanter güncellemeleri gibi işlerde destekleyici rol oynar.
İhlal Durumunda Sorumluluk Kimde?
İrtibat kişisi hukuki olarak doğrudan sorumlu değildir. Ancak, görevini layıkıyla yerine getirmemesi durumunda veri sorumlusunun yükümlülüklerini yerine getirmemesiyle sonuçlanabilir. Bu nedenle seçimde dikkatli olunmalıdır.
Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Hayır, bir kişi aynı anda sadece bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanabilir.
Yeni atanan kişi için bilgi girişi yapılarak Kurum’a KEP aracılığıyla bildirim yapılmalıdır.
Doğrudan hukuki bir sorumluluk taşımasa da görevini eksik yapması durumunda veri sorumlusunun yükümlülüğü etkilenir.